Jak delegować pracownika za granicę?

Delegowanie pracowników jest coraz popularniejsze wśród polskich przedsiębiorców. Jakie wymogi muszą oni spełniać wysyłając pracowników do innych krajów Unii Europejskiej? Z poniższej treści dowiesz się jak delegować pracowników za granicę, kiedy można delegować pracownika za granicę i co zrobić, by to uczynić. Jeżeli nie znalazłeś odpowiedzi na nurtujące Cię pytania napisz do nas na kancelaria@translawyers.eu

Co oznacza delegowanie poza stałe miejsce pracy?

O delegowaniu pracowników najczęściej będziemy rozmawiać kiedy przedsiębiorca:

– na własny rachunek i pod swoim kierownictwem zleci wykonywanie pracy pracownikom na terytorium innego państwa,

– skieruje pracowników do pracy w zagranicznej spółce czy oddziale należących do grupy przedsiębiorców.

Jak prawidłowo delegować pracownika za granicę?

Delegowanie pracowników w krajach UE zostało uregulowane dyrektywą 96/71/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 16 grudnia 1996 r. dotyczącej delegowania pracowników w ramach świadczenia usług. Przed rozpoczęciem świadczenia usługi na terenie innego kraju, pracodawca powinien wykonać pięć opisanych niżej kroków.

1. Weryfikacja warunków zatrudnienia

Jak wynika z art. 3 dyrektywy 96/71 pracownikowi delegowanemu pracodawca ma obowiązek zapewnić obowiązujące w państwie delegowania minimalne standardy zatrudnienia. Delegowanego pracownika będą obowiązywać korzystniejsze dla niego przepisy w zakresie:

– maksymalnego okresu pracy i minimalnego okresu wypoczynku,

– minimalnego wymiaru płatnych urlopów rocznych,

– minimalnej stawki płacy wraz ze stawką za nadgodziny,

– warunków wynajmu pracowników, zdrowia, bezpieczeństwa i higieny w miejscu pracy,

– środków ochronnych stosowanych w odniesieniu do zatrudnienia kobiet ciężarnych lub kobiet tuż po urodzeniu dziecka, dzieci i młodzieży oraz

– równości traktowania mężczyzn i kobiet,

a także innych przepisów w zakresie niedyskryminacji. Oznacza to, że mimo iż umowa o pracę zawarta z polskim przedsiębiorcą co do zasady będzie podlegała prawu polskiemu, polski pracodawca ma obowiązek stosować przepisy prawa pracy obowiązujące w miejscu delegowania – o ile są one korzystniejsze dla pracownika.

2. . Zawiadomienie odpowiedniego urzędu o delegowaniu

Pracodawca delegujący pracowników powinien przed rozpoczęciem delegowania ustalić czy ma obowiązek powiadomić o fakcie delegowania urząd, który zgodnie z prawodawstwem krajowym będzie odpowiedzialny za nadzorowanie warunków pracy i zatrudnienia. Kraje UE stosują wybrane przez siebie procedury przyjmowania oświadczeń. Najczęściej zawiadomienia są  przekazywane w korespondencji e-mail lub za pośrednictwem dedykowanej platformy internetowej urzędu.

3. Powołanie przedstawiciela

W wielu krajach UE obowiązkiem pracodawcy jest wyznaczenie osoby kontaktowej, zamieszkującej na terenie kraju, do którego  deleguje on pracowników. Osoba upoważniona do pośredniczenia w kontaktach z urzędem odpowiedzialnym za nadzorowanie warunków pracy i zatrudnienia lub z innymi instytucjami, jest przedstawicielem pracodawcy i występuje w jego imieniu.

4. Zabezpieczenia społeczne

Wysyłani przez polskich pracodawców do pracy za granicę pracownicy podlegają ubezpieczeniu zdrowotnemu w Polsce, jeśli w zakresie ubezpieczeń społecznych ma do nich zastosowanie ustawodawstwo polskie. Mają oni prawo do świadczeń zdrowotnych w państwie, w którym wykonują pracę na podstawie Europejskiej Karty Ubezpieczenia Zdrowotnego. W państwie pobytu przysługują im świadczenia zdrowotne niezbędne ze wskazań medycznych, co ma zapobiegać przymusowemu powrotowi pracownika do kraju zamieszkania w sytuacji, gdy potrzebna jest pomoc medyczna. Prawo do świadczeń w tym samym zakresie mają także członkowie rodzin pracowników wysłanych, zgłoszeni przez nich do ubezpieczenia zdrowotnego i towarzyszący im w państwie delegowania.

Pracodawca ma więc obowiązek z wyprzedzeniem poinformować administrację kraju oddelegowania i złożyć wniosek o wydanie formularza A1 (tzw. dokumentu przenośnego A1) sporzadzanego przez zakład ubezpieczeń społecznych. Dokument A1 potwierdza, że pracownik delegowany jest zarejestrowany w systemie zabezpieczenia społecznego w kraju prowadzenia przez przedsiębiorcę działalności i nie musi opłacać składek w kraju oddelegowania. Informację o instytucjach zabezpieczenia społecznego w krajach UE zamieszczone są na stronie internetowej: https://europa.eu/youreurope/citizens/work/social-security-forms/contact_points_pd_a1.pdf.

5. Okres przechowywania dokumentacji

Przez czas określony przepisami prawa kraju, do którego delegowani są pracownicy, pracodawca ma obowiązek przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumenty potwierdzające m.in. zatrudnienie delegowanego pracownika, wypłatę wynagrodzenia odpowiedniej wysokości czy harmonogram pracy.

Kiedy delegowanie a kiedy podróż służbowa?

Przedsiębiorca może mieć problem z odróżnieniem kiedy deleguje pracownika a kiedy jego pracownik odbywa podróż służbową.  Polskie przepisy nie definiują delegowania, a w przypadku podróży służbowych nie ma wyraźnie określonego limitu czasu ich trwania.

Pracownikiem delegowanym, zgodnie z przyjętą w dyrektywie 96/71 definicją, jest pracownik, który przez ograniczony okres wykonuje swoją pracę na terytorium państwa członkowskiego innego niż państwo, w którym pracuje na co dzień. Za definicję pracownika przyjmuje się definicję stosowaną w prawie państwa członkowskiego, na terytorium którego pracownik jest delegowany (art. 2 dyrektywy 96/71). Tym samym za pracownika mogą zostać uznane również osoby wykonujące pracę w oparciu o umowy cywilnoprawne jak umowa zlecenia oraz prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą (np. na podstawie samozatrudnienia).

Definicja podróży służbowej zawarta w art. 775 polskiego kodeksu pracy wskazuje, że:

– powinna ona odbywać się poza miejscowością, w której mieści się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika,

– obowiązek jej odbycia musi wynikać z polecenia pracodawcy,

– podróż służbowa wiąże się z wykonaniem określonego przez pracodawcę zadania służbowego, co oznacza, iż praca wykonywana w ramach podróży służbowej ma charakter incydentalny, tymczasowy i krótkotrwały.

Wszystkie trzy cechy muszą wystąpić łącznie, aby mówić o odbywaniu przez pracownika podróży służbowej.

Chief of Legal Support for Business Department 

Przepisy polskiego prawa pracy nie definiują natomiast określenia „delegowanie”. W przypadku delegowania pracownika dochodzi do zmiany miejsca wykonywania pracy określonego w treści umowy o pracę. Zmiana miejsca świadczenia pracy może nastąpić w drodze porozumienia zmieniającego do umowy o pracę – oczywiście w przypadku zgody pracownika na zmianę miejsca świadczenia pracy, w przypadku braku takiej zgody – w drodze wypowiedzenia zmieniającego (art. 42 kodeksu pracy).

Autorem artykułu jest Joanna Arendarska, Chief of Legal Support for Business Depatment w Kancelarii Prawnej Widuch i Wspólnicy sp.k.