Jak delegować pracownika za granicę?

22 maja 2019

Ciężarówka delegowanie pracownika za granicęDelegowanie pracowników jest coraz popularniejsze wśród polskich przedsiębiorców. Jakie wymogi muszą oni spełniać wysyłając pracowników do innych krajów Unii Europejskiej? Z poniższej treści dowiesz się jak delegować pracowników za granicę, kiedy można delegować pracownika za granicę i co zrobić, by to uczynić. Jeżeli nie znalazłeś odpowiedzi na nurtujące Cię pytania napisz do nas na kancelaria@translawyers.eu

 

Co oznacza delegowanie poza stałe miejsce pracy?

 

O delegowaniu pracowników najczęściej będziemy rozmawiać kiedy przedsiębiorca:

– na własny rachunek i pod swoim kierownictwem zleci wykonywanie pracy pracownikom na terytorium innego państwa,

skieruje pracowników do pracy w zagranicznej spółce czy oddziale należących do grupy przedsiębiorców.

 

Jak prawidłowo delegować pracownika za granicę?

 

Delegowanie pracowników w krajach UE zostało uregulowane dyrektywą 96/71/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 16 grudnia 1996 r. dotyczącej delegowania pracowników w ramach świadczenia usług. Przed rozpoczęciem świadczenia usługi na terenie innego kraju, pracodawca powinien wykonać pięć opisanych niżej kroków.

 

1. Weryfikacja warunków zatrudnienia

Jak wynika z art. 3 dyrektywy 96/71 pracownikowi delegowanemu pracodawca ma obowiązek zapewnić obowiązujące w państwie delegowania minimalne standardy zatrudnienia. Delegowanego pracownika będą obowiązywać korzystniejsze dla niego przepisy w zakresie:

– maksymalnego okresu pracy i minimalnego okresu wypoczynku,

– minimalnego wymiaru płatnych urlopów rocznych,

– minimalnej stawki płacy wraz ze stawką za nadgodziny,

– warunków wynajmu pracowników, zdrowia, bezpieczeństwa i higieny w miejscu pracy,

– środków ochronnych stosowanych w odniesieniu do zatrudnienia kobiet ciężarnych lub kobiet tuż po urodzeniu dziecka, dzieci i młodzieży oraz

– równości traktowania mężczyzn i kobiet,

a także innych przepisów w zakresie niedyskryminacji. Oznacza to, że mimo iż umowa o pracę zawarta z polskim przedsiębiorcą co do zasady będzie podlegała prawu polskiemu, polski pracodawca ma obowiązek stosować przepisy prawa pracy obowiązujące w miejscu delegowania – o ile są one korzystniejsze dla pracownika.

 

2. . Zawiadomienie odpowiedniego urzędu o delegowaniu

Pracodawca delegujący pracowników powinien przed rozpoczęciem delegowania ustalić czy ma obowiązek powiadomić o fakcie delegowania urząd, który zgodnie z prawodawstwem krajowym będzie odpowiedzialny za nadzorowanie warunków pracy i zatrudnienia. Kraje UE stosują wybrane przez siebie procedury przyjmowania oświadczeń. Najczęściej zawiadomienia są  przekazywane w korespondencji e-mail lub za pośrednictwem dedykowanej platformy internetowej urzędu.

 

3. Powołanie przedstawiciela

W wielu krajach UE obowiązkiem pracodawcy jest wyznaczenie osoby kontaktowej, zamieszkującej na terenie kraju, do którego  deleguje on pracowników. Osoba upoważniona do pośredniczenia w kontaktach z urzędem odpowiedzialnym za nadzorowanie warunków pracy i zatrudnienia lub z innymi instytucjami, jest przedstawicielem pracodawcy i występuje w jego imieniu.

 

4. Zabezpieczenia społeczne

Wysyłani przez polskich pracodawców do pracy za granicę pracownicy podlegają ubezpieczeniu zdrowotnemu w Polsce, jeśli w zakresie ubezpieczeń społecznych ma do nich zastosowanie ustawodawstwo polskie. Mają oni prawo do świadczeń zdrowotnych w państwie, w którym wykonują pracę na podstawie Europejskiej Karty Ubezpieczenia Zdrowotnego. W państwie pobytu przysługują im świadczenia zdrowotne niezbędne ze wskazań medycznych, co ma zapobiegać przymusowemu powrotowi pracownika do kraju zamieszkania w sytuacji, gdy potrzebna jest pomoc medyczna. Prawo do świadczeń w tym samym zakresie mają także członkowie rodzin pracowników wysłanych, zgłoszeni przez nich do ubezpieczenia zdrowotnego i towarzyszący im w państwie delegowania.

 

Pracodawca ma więc obowiązek z wyprzedzeniem poinformować administrację kraju oddelegowania i złożyć wniosek o wydanie formularza A1 (tzw. dokumentu przenośnego A1) sporzadzanego przez zakład ubezpieczeń społecznych. Dokument A1 potwierdza, że pracownik delegowany jest zarejestrowany w systemie zabezpieczenia społecznego w kraju prowadzenia przez przedsiębiorcę działalności i nie musi opłacać składek w kraju oddelegowania. Informację o instytucjach zabezpieczenia społecznego w krajach UE zamieszczone są na stronie internetowej: https://europa.eu/youreurope/citizens/work/social-security-forms/contact_points_pd_a1.pdf.

 

5. Okres przechowywania dokumentacji

Przez czas określony przepisami prawa kraju, do którego delegowani są pracownicy, pracodawca ma obowiązek przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumenty potwierdzające m.in. zatrudnienie delegowanego pracownika, wypłatę wynagrodzenia odpowiedniej wysokości czy harmonogram pracy.

 

Kiedy delegowanie a kiedy podróż służbowa?

 

Przedsiębiorca może mieć problem z odróżnieniem kiedy deleguje pracownika a kiedy jego pracownik odbywa podróż służbową.  Polskie przepisy nie definiują delegowania, a w przypadku podróży służbowych nie ma wyraźnie określonego limitu czasu ich trwania.

 

Pracownikiem delegowanym, zgodnie z przyjętą w dyrektywie 96/71 definicją, jest pracownik, który przez ograniczony okres wykonuje swoją pracę na terytorium państwa członkowskiego innego niż państwo, w którym pracuje na co dzień. Za definicję pracownika przyjmuje się definicję stosowaną w prawie państwa członkowskiego, na terytorium którego pracownik jest delegowany (art. 2 dyrektywy 96/71). Tym samym za pracownika mogą zostać uznane również osoby wykonujące pracę w oparciu o umowy cywilnoprawne jak umowa zlecenia oraz prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą (np. na podstawie samozatrudnienia).

 

Definicja podróży służbowej zawarta w art. 775 polskiego kodeksu pracy wskazuje, że:

– powinna ona odbywać się poza miejscowością, w której mieści się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika,

– obowiązek jej odbycia musi wynikać z polecenia pracodawcy,

– podróż służbowa wiąże się z wykonaniem określonego przez pracodawcę zadania służbowego, co oznacza, iż praca wykonywana w ramach podróży służbowej ma charakter incydentalny, tymczasowy i krótkotrwały.

Wszystkie trzy cechy muszą wystąpić łącznie, aby mówić o odbywaniu przez pracownika podróży służbowej.

Chief of Legal Support for Business Department 

Przepisy polskiego prawa pracy nie definiują natomiast określenia „delegowanie”. W przypadku delegowania pracownika dochodzi do zmiany miejsca wykonywania pracy określonego w treści umowy o pracę. Zmiana miejsca świadczenia pracy może nastąpić w drodze porozumienia zmieniającego do umowy o pracę – oczywiście w przypadku zgody pracownika na zmianę miejsca świadczenia pracy, w przypadku braku takiej zgody – w drodze wypowiedzenia zmieniającego (art. 42 kodeksu pracy).

 

Autorem artykułu jest Joanna Arendarska, Chief of Legal Support for Business Depatment w Kancelarii Prawnej Widuch i Wspólnicy sp.k.

 

Najpopularniejsze: