Mity o RODO

28 marca 2019

RODO-dokumenty

 

Wraz z 25 maja 2019 roku upłynie rok od stosowania przepisów ogólnego rozporządzenia o ochronie danych – RODO. Czy wśród przedsiębiorców w dalszym ciągu panuje niezgodne z prawdą przekonanie, że:

 

  • Małego przedsiębiorcę RODO nie dotyczy?

 

W każdej plotce tkwi ziarno prawdy, tak jak w tym przypadku. Na etapie tworzenia projektu nowej ustawy o ochronie danych osobowych (obowiązującej od 10 maja 2018 roku) pojawiały się propozycje umieszczenia w niej zwolnienia mikro, małych i średnich przedsiębiorców z realizacji wybranych obowiązków przewidzianych w RODO. Dla przykładu, wymienieni przedsiębiorcy, mogli zostać zwolnieni z obowiązku informowania o incydencie osoby, której bezpieczeństwo danych osobowych zostało naruszone. Tak się jednak nie stało. RODO w całej swojej okazałości obowiązuje wszystkich przedsiębiorców tak samo. Wielkość podmiotu nie ma wpływu na ilość przyznanych praw i obowiązków.

 

  • Obsługując wyłącznie przedsiębiorców nie ma się danych osobowych?

 

W tym stwierdzeniu może być nawet 50% prawdy. Dane osobowe nie ograniczają się do informacji umieszczonych w dokumencie tożsamości czy stopce e-mail. Zaliczymy do nich wszelkie informacje, które umożliwiają identyfikację osoby fizycznej, a więc… nie przedsiębiorcy. Tak, jest to moment, w którym nie jeden przedsiębiorca chciałby pozostać przy tej koncepcji. Jednak zdecydowanie największą grupę przedsiębiorców w naszym kraju stanowią osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą. Każda z informacji o ich działalności jak NIP, REGON, nazwa, umożliwia ich identyfikację i bez znaczenia jest fakt, że dane o działalności są ogólnodostępne w oficjalnym rejestrze.

 

  • Urząd Ochrony Danych Osobowych nie prowadzi kontroli?

 

Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO) jak co roku opublikował w styczniu plan kontroli sektorowych na rok 2019. Swoją uwagę skupia na pracodawcach korzystających z systemu monitoringu wizyjnego oraz przetwarzających dane osobowe w związku z rekrutacją. To, że o kontrolach się nie słyszy, nie oznacza, że się nie odbywają i że nie będą się odbywać coraz częściej. W pierwszej kolejności warto zauważyć, że każdy rok kontroli kończył się publikowanymi decyzjami organu nadzorczego, które to decyzje były wynikiem przeprowadzanych sprawdzeń. Ponadto, UODO przestrzegając przed fałszywymi kontrolami na swojej stronie internetowej: https://uodo.gov.pl/pl/138/465 informuję, że: „w najbliższym czasie będą miały miejsce kontrole i upoważnione do ich przeprowadzenia osoby będą pojawiać się w wyznaczonych do kontroli podmiotach”. Co więcej, wchodząc na stronę internetową UODO nie da się nie zauważyć ilości uruchamianych procesów rekrutacyjnych, w tym rekrutacji na stanowiska specjalistów również z sektora prywatnego: https://uodo.gov.pl/pl/p/praca.

 

  • W razie potrzeby można kupić gotową dokumentację?

 

Z pewnością przedsiębiorcy mogą zakupić wzory dokumentów rekomendowanych do stosowania w firmie, ale zawsze będą one wymagać dostosowania pod standardy danego przedsiębiorcy. Pojawia się jednak większy problem. Czas. Z doświadczenia wiemy, że potrzeba ma to do siebie, że jak się pojawia to zazwyczaj jest nagła. Nie ma więc przestrzeni na dostosowywanie dokumentów, a co może mieć największe i negatywne skutki, nie będzie czasu, aby z tej dokumentacji pokorzystać. Dokumentacja ma służyć wykazywaniu praktyki przedsiębiorcy, przestrzegania przez niego przepisów, ale nie przez posiadanie dokumentacji, tylko stosowanie przyjętych w niej zasad. Sama więc dokumentacja opisująca system ochrony danych przedsiębiorcy nie pomoże podczas kontroli.

 

  • Inwestowanie w ochronę danych pochłania dużo pieniędzy?

 

Przedsiębiorca może wiele zrobić samodzielnie lub przy wsparciu swoich pracowników. Nakład finansowy naprawdę nie musi być duży. Czasami wystarczy zainwestować w człowieka i skierować go na szkolenie, aby zdobyta przez niego wiedza mogła owocować pracą nad systemem ochrony danych osobowych w przedsiębiorstwie. Harmonogram pracy można rozłożyć też na dłuższy okres czasu, dzięki czemu koszty związane z korzystaniem z zewnętrznych usług doradczych nie będą wcale obciążeniem. Jak z każdym innym tematem – po prostu trzeba zacząć. Tanio z pewnością nie będzie, gdy dojdzie się do momentu, że trzeba robić szybko i dobrze.

 

Autorem artykułu jest Joanna Arendarska Chief of Legal Support for Business Department w Kancelarii Prawnej Translawyers Widuch i Wspólnicy sp.k.

 

Najpopularniejsze: