Reklamacja w transporcie krajowym

Reklamacja w transporcie jako obligatoryjny etap dochodzenia roszczeń

Reklamacja w transporcie drogowym to sformalizowany środek prawny umożliwiający nadawcy, odbiorcy lub innej osobie uprawnionej dochodzenie roszczeń z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy przewozu, w tym wskutek utraty, ubytku albo uszkodzenia przesyłki, a także z powodu opóźnienia w dostawie. Szczególnie istotne jest, że na gruncie prawa krajowego reklamacja ma charakter obligatoryjny, co oznacza, że podmiot uprawniony nie może skierować sprawy na drogę sądową bez uprzedniego wyczerpania postępowania reklamacyjnego. Wynika to wprost z art. 75 ust. 1 ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. Prawo przewozowe (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1262).

Podstawy prawne postępowania reklamacyjnego

Postępowanie reklamacyjne w krajowym transporcie drogowym regulują dwa akty prawne: ustawa Prawo przewozowe oraz Rozporządzenie Ministra Transportu i Budownictwa z dnia 24 lutego 2006 roku w sprawie ustalania stanu przesyłek oraz postępowania reklamacyjnego (Dz. U. Nr 38, poz. 266 ze zm.), zmienione Rozporządzeniem Ministra Infrastruktury i Budownictwa oraz Ministra Gospodarki Morskiej i Żeglugi Śródlądowej z dnia 13 grudnia 2017 roku. Terminy do złożenia reklamacji

Prawidłowe zachowanie terminów reklamacyjnych jest warunkiem koniecznym skutecznego dochodzenia roszczeń. Na gruncie Prawa przewozowego wyróżnia się następujące terminy:

• rok — generalny termin przedawnienia w przypadku roszczeń z tytułu utraty przesyłki, gdy nie stwierdzono jej stanu protokolarnie;
• dwa miesiące — termin na złożenie reklamacji w przypadku roszczeń z tytułu opóźnienia w przewozie;

trzy miesiące — termin po którym uznaje się, że reklamacja lub wezwanie do zapłaty stało się bezskuteczne

Wymogi formalne reklamacji

Reklamacja powinna zostać sporządzona w formie pisemnej (jeżeli strony nie uzgodniły inaczej), z zachowaniem wymogów określonych przepisami. Prawidłowo sporządzona reklamacja powinna zawierać:

• datę sporządzenia reklamacji;
• imię i nazwisko (firmę) oraz adres reklamującego;
• tytuł i szczegółowe uzasadnienie reklamacji;
• kwotę roszczenia wraz ze stosownym wyliczeniem;
• wykaz załączonych dokumentów, w tym list przewozowy, protokół szkodowy, faktury za towar, dokumentację fotograficzną szkody.

Niekompletna reklamacja nie wywołuje skutków prawnych i może zostać uznana za bezskuteczną. Przewoźnik ma prawo wezwać do uzupełnienia braków formalnych w wyznaczonym terminie.

Termin odpowiedzi przewoźnika i skutki milczenia

Przewoźnik zobowiązany jest udzielić odpowiedzi na reklamację w terminie 30 dni od jej otrzymania. Brak odpowiedzi w tym terminie jest traktowany na gruncie rozporządzenia wykonawczego do Prawa przewozowego jako uznanie reklamacji w całości. Reklamację uważa się za bezskuteczną, gdy przewoźnik nie zapłaci dochodzonych należności w terminie 3 miesięcy od dnia doręczenia reklamacji, co zgodnie z art. 75 ust. 2 Prawa przewozowego otwiera drogę do postępowania sądowego.

Protokół szkodowy jako dokument kluczowy

Nieodłącznym elementem procedury reklamacyjnej jest protokół szkodowy, którego sporządzenie ma charakter dowodowy i zasadniczo wpływa na przebieg postępowania. Zgodnie z art. 74 Prawa przewozowego, jeżeli przed wydaniem przesyłki stwierdzone zostanie jej uszkodzenie lub ubytek, przewoźnik sporządza protokół z własnej inicjatywy lub na żądanie uprawnionego. Właściwie sporządzony protokół szkodowy stanowi kluczowy element dokumentacji reklamacyjnej i znacząco zwiększa szanse na uzyskanie odszkodowania.

Wpływ reklamacji na bieg przedawnienia

Złożenie reklamacji zawiesza bieg terminu przedawnienia roszczeń wynikających z umowy przewozu na okres od dnia wniesienia reklamacji do dnia udzielenia odpowiedzi przez przewoźnika i zwrócenia załączonych dokumentów, co wynika z art. 77 ust. 4 Prawa przewozowego. Warto podkreślić, że zawieszenie biegu przedawnienia różni się od jego przerwania — po ustaniu przyczyny zawieszenia termin biegnie dalej z uwzględnieniem czasu sprzed złożenia reklamacji, a nie od nowa. W sprawach dotyczących przewozów międzynarodowych wykonywanych na podstawie Konwencji CMR kwestie opisane w niniejszym artykule są regulowane w podobny sposób, choć warto zwrócić uwagę na pewne odrębności wynikające ze specyfiki obu aktów prawnych.