Praca zdalna na stałe zawitała w krajobrazie polskiego rynku pracy w wyniku pandemii COVID 19. Zgodnie z art. 3 tzw. ustawy covidowej, który pozwala pracodawcy na wydanie pracownikowi polecenia wykonywania pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania. W ten sposób narodziła się praca zdalna. Pomysł najwyraźniej się przyjął, gdyż nowelizacja Kodeksu Pracy, która wejdzie w życie w dniu 7 kwietnia 2023 r., przewiduje wprowadzenie przepisów normujących to istotne zagadnienie.
Wprowadzenie pracy zdalnej do polskiego porządku prawnego
Regulacja pracy zdalnej określona w ustawie covidowej stworzona została ad hoc, bez uwzględnienia szczególnych potrzeb i praw pracowników oraz pracodawców, dlatego też jedynymi wymogami było posiadanie przez pracownika odpowiedniego stopnia kompetencji informatycznych oraz warunków lokalowych i technicznych, zaś te ostatnie z założenia zapewnić miał pracodawca, jednak nie wykluczono użycia innego sprzętu, niebędącego własnością pracodawcy. Za to pracownik zobowiązany był do prowadzenia ewidencji wykonanych czynności podczas pracy zdalnej.
Pod rządami nowych przepisów Kodeksu Pracy, w pełni możliwe będzie zawarcie umowy o pracę, która w założeniu ma być świadczona w całości lub częściowo w formie zdalnej, a co za tym idzie – praca zdalna efektywnie przestała być rozwiązaniem tymczasowym.
Szczególne znaczenie ma ono dla pracowników z branży transportowej, która co prawda ze względu na swoją specyfikę wymaga od kierowców fizycznej obecności, ale z drugiej strony istnieje szereg pracowników biurowych na różnych stanowiskach (np. spedytorzy i dyspozytorzy, księgowe, etc.), które w zasadzie w całości mogą pracować przy pomocy telefonu i komputera, a miejsce z którego to robią pozostaje bez znaczenia – oczywiście z zachowaniem warunków bezpieczeństwa i higieny pracy.
Zawód spedytora wydaje się być jednym z tych zawodów, które z założenia są przystosowane do pracy zdalnej. Komunikacja z przewoźnikami i klientami, a także planowanie całego łańcucha dostaw wraz z monitoringiem realizacji założonych celów zawsze mogły odbywać się zza biurka, tym bardziej, że często praca ta sprowadza się do kontaktu z osobami znajdującymi się w innej części Europy. Ponadto w dobie internetu oraz upowszechnienia się zwyczaju zawierania umów zawieranych na odległość standardem stało się pominięcie przedłużających się spotkań, w tym tych biznesowych z udziałem klientów i kontrahentów. Umowa przewozu, która w praktyce branży najczęściej utrwalona jest w formie w zasadzie nienegocjowalnego zlecenia transportowego nie jest w tym zakresie wyjątkiem – nie zdarza się wszak niemal nigdy, by umowa ta była opatrywana oryginalnym podpisem, znacznie częściej przyjmowana jest ona za pomocą oświadczenia woli składanego przez drugą stronę w formie dokumentowej lub elektronicznej.
Zmiany wprowadzone do Kodeksu Pracy
Jakie więc zmiany dla spedytora przyniosła nowelizacja Kodeksu Pracy? W przeciwieństwie do ustawy covidowej, nowelizacja nie nakłada na pracownika obowiązku ewidencji wykonywanych czynności. Kwestie organizacji pracy zdalnej ustawodawca postanowił pozostawić samym zainteresowanym. Zasadą jest zawarcie porozumienia z zakładowymi organizacjami związkowymi i stworzenie na jego podstawie regulaminu pracy zdalnej. Wobec braku takiego regulaminu, obowiązki pracownika wyznaczone będą przez indywidualnie zawarte porozumienie z pracodawcą lub w ramach polecenia wykonywania pracy zdalnej. Pracownik musi tylko wskazać pracodawcy miejsce, w którym będzie wykonywał pracę, a także porozumieć się z pracodawcą co do sposobu kontaktu w celach służbowych. Nie wykluczono z góry żadnej lokalizacji, wystarczy że będą zapewnione warunki techniczne do jej świadczenia.
Tym samym w nowych przepisach trudno jest znaleźć drastyczne zmiany w obowiązkach zawodowych, które mogłyby po ich wejściu w życie wywrócić świat spedytora do góry nogami. Zasady rozliczania się z pracy bądź jej efektów prawdopodobnie zostały już zarysowane przez doświadczenia zdobyte podczas pandemii i z perspektywy racjonalności działań pracodawcy, trudno jest spodziewać się kolejnej rewolucji wprowadzonej w regulaminie, do której znów konieczne będzie przystosowanie się, co oznacza stracony czas, a czas to jak wiadomo – pieniądz.
Konieczność zwrotu kosztów świadczenia pracy zdalnej
Mimo braku regulacji powyższej materii, warto zwrócić uwagę na szereg przepisów zapewniających pracownikowi pracującemu zdalnie nie tylko ochronę oraz równe traktowanie z personelem pracującym z siedziby przedsiębiorstwa. Pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia pracownikowi narzędzi pracy, w tym przypadku na pewno będzie to komputer, telefon oraz dostęp do internetu. Kwestią osobną i dyskusyjną jest zakres materiałów i sprzętu jakie powinien dostarczyć pracodawca, np krzesła biurowego. Ustawa nie narzuca z góry sprecyzowanych, nawet minimalnych wymogów, a jednocześnie nie wyklucza żadnego składnika majątkowego, który może być pracownikowi potrzebny. Do tego pracodawca pokrywa koszty bieżące generowane przez sprzęt, np. jego konserwację czy zużytą energię. Z założenia koszty mogą zostać uregulowane ryczałtem lub poprzez pokrycie rzeczywiście poniesionych przez pracownika wydatków. Co więcej, porozumienie obowiązujące w zakładzie pracy może rozszerzyć ten obowiązek o inne, nieprzewidziane w ustawie wydatki pracownika.
Z perspektywy podatkowej istotnym jest, że uzyskanie przez pracownika wyżej opisanego zwrotu kosztów nie stanowi przychodu w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Warto również pamiętać o tym, że zlecając pracę zdalną, pracodawca zobowiązany jest do przeprowadzenia szkolenia i udzielenia pomocy technicznej w celu przygotowania pracownika do jej zdalnego wykonywania. To samo tyczy się obowiązków związanych z procedurami mającymi na celu ochronę danych osobowych, zwłaszcza jeśli zezwolono na użycie sprzętu niepochodzącego od pracodawcy. Spedytor powinien pamiętać wówczas o działaniach domowników lub innych użytkowników sieci, do której podłączył się w celu wykonywania obowiązków zawodowych i zabezpieczyć się, np. poprzez zastosowanie się do instrukcji pracodawcy wydanych w zakresie procedur ochrony danych osobowych, aby uniemożliwić ich przejęcie przez podmioty trzecie.
Obowiązki pracownika w przypadku świadczenia pracy zdalnej
Oczywiście nie jest tak, że nowe przepisy wprowadzają udogodnienia wyłącznie dla pracowników. Pracodawca może bowiem przeprowadzić kontrole w miejscu wykonywanej pracy. Przedmiotem kontroli może być przestrzeganie zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, a także wspomnianych wcześniej procedur ochrony danych osobowych. Kontrola może być przeprowadzona gdy została ustalona w porozumieniu z pracownikiem. Rzecz jasna odbywa się ona wówczas w godzinach jego pracy i nie może powodować naruszenia prywatności pracownika.
Co w przypadku, gdy pracodawca podczas kontroli wykryje nieprawidłowości? Może on zobowiązać pracownika do ich usunięcia albo cofnąć zgodę na wykonywanie pracy zdalnie. Trudno jednak wyobrazić sobie sytuację, w których spedytor podczas pracy mógłby uchybić obowiązkom będących przedmiotem kontroli, nie licząc możliwości wycieku danych osobowych. Mogłoby do tego przede wszystkim dojść w przypadku, gdy miejsce, które pracownik wskazał jako miejsce wykonywania pracy, samo w sobie rodziłoby niebezpieczeństwo dla jego zdrowia lub życia, lecz poza tak skrajną sytuacją, pracodawca będzie badał czy przestrzegane są normy określone w informacji zawierającej zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej, które ustalane są indywidualnie dla każdego stanowiska, dlatego niemożliwym jest odniesienie się specyficznie do sytuacji spedytora.
Mając na względzie powyższe zmiany należy wyrazić nadzieję, że pozwolą one efektywniej wykorzystywać możliwość pracy zdalnej w sektorze transportu oraz pozytywnie wpłyną na relacje pracownik-pracodawca. Istnieje jednak obawa, że nowelizacja przepisów Kodeksu pracy utrudni organizowanie pracy zdalnej, stawiając pracodawców przed trudnym zadaniem rozliczenia dodatkowych kosztów pracy w domu.
Autor: Łukasz Strzelczyk, aplikant radcowski w kancelarii prawnej Trans Lawyers
Ewa Sławińska-Ziaja, radca prawny w kancelarii prawnej Trans Lawyers
#prawniktransportu #prawowtransporcie #spedytor #prawopracy #pracazdalna #Kodekspracy
