Dowiedz się, czym jest INS i deklaracja ENS w transporcie do UK po Brexicie. Sprawdź terminy, obowiązki przewoźników i kary za brak zgłoszenia.
Wprowadzenie – nowe obowiązki przewoźników po Brexicie
Po opuszczeniu Unii Europejskiej przez Wielką Brytanię, przewoźników i spedytorów obsługujących kierunek UK zastał szereg nowych obowiązków formalnych. Jednym z nich jest najnowsza regulacja w zakresie konieczność zgłaszania danych celnych i bezpieczeństwa w systemie INS (Import Notification System), który obsługuje tzw. Entry Summary Declaration (ENS). Jest to krok związany z wdrażaniem nowoczesnych narzędzi kontrolnych w ramach brytyjskiego systemu celnego po Brexicie, mających zapewnić skuteczniejsze monitorowanie przepływu towarów na granicach.
Czym jest INS (Import Notification System)?
INS (Import Notification System) to elektroniczna platforma, za pomocą której należy dokonywać zgłoszenia danych dotyczących przesyłek przed ich fizycznym wjazdem na terytorium Wielkiej Brytanii. W praktyce oznacza to konieczność złożenia deklaracji ENS (Entry Summary Declaration), zawierającej m.in. informacje o
- towarze,
- przewoźniku,
- nadawcy, odbiorcy
- środku transportu.
Zgłoszenie to jest wymagane w celu przeprowadzenia analizy ryzyka przez brytyjskie służby celne, a brak jego złożenia w odpowiednim terminie może skutkować opóźnieniem w odprawie, karą finansową lub odmową wjazdu.
Kto składa deklarację ENS w transporcie do UK?
Dla firm z branży TSL oznacza to konieczność aktualizacji procedur, oprogramowania oraz świadomości odpowiedzialności prawnej. W szczególności biorąc pod uwagę fakt że odpowiedzialność za złożenie wspomnianej deklaracji spoczywa zasadniczo na przewoźniku, tj. podmiocie faktycznie wykonującym przewóz przez granicę UK. W przypadku transportu drogowego będzie to zazwyczaj przewoźnik ciężarowy lub spedytor działający w imieniu klienta.
Zakres obowiązku i trasy objęte zgłoszeniem INS
Wymóg ten dotyczy zarówno towarów przewożonych bezpośrednio do UK, jak i przez kanał La Manche czy porty promowe. W związku tym wskazuje się że to, operatorzy logistyczni korzystający z usług podwykonawców powinni jednoznacznie określić zakres obowiązków i dokumentacji w umowie przewozu, gdyż niedopilnowanie tego aspektu może prowadzić do sporów prawnych, zwłaszcza w sytuacji zatrzymania ładunku lub odmowy jego odprawy.
Jakie dane musi zawierać deklaracja ENS?
Przechodząc jednak do opisu samej Deklaracji warto wskazać że obowiązkowo musi ona zawierać:
- dane nadawcy i odbiorcy,
- opis towaru zgodnie z kodem HS,
- wartość i ilość przesyłki,
- środek transportu (numer rejestracyjny pojazdu, numer kontenera itp.),
- miejsce załadunku i planowany punkt wjazdu do UK.
Terminy składania deklaracji ENS
Dane muszą być kompletne, poprawne i przesłane w odpowiednim czasie:
- Co najmniej na jedną godzinę przed przyjazdem do terminala promowego lub Eurotunelu (dla transportu drogowego),
- do 24 godzin przed załadunkiem (dla kontenerów morskich).
Najczęstsze błędy przy zgłaszaniu ENS
W tym miejscu warto podkreślić że, do najczęstszych sytuacji powodujących negatywne konsekwencje związane z błędnym wypełnieniem owej deklaracji należą:
- brak jednoznacznego ustalenia, kto składa deklarację,
- błędy w danych (literówki, błędne kody towarowe),
- niedotrzymanie terminów zgłoszenia,
- brak integracji systemów informatycznych przewoźników z platformą INS,
- nieznajomość przepisów wśród mniejszych firm transportowych,
- niejednoznaczność przepisów i częste aktualizacje interpretacji przez HMRC.
Jakie natomiast są przewidziane kary?
W przypadku naruszenia obowiązku zgłoszenia INS przewidziano sankcje finansowe (do kilku tysięcy funtów) oraz możliwość zatrzymania przesyłki do wyjaśnienia. Dodatkowo Każde opóźnienie w przekazaniu deklaracji wpływa na harmonogram całej operacji logistycznej i może powodować nie tylko wspomniane sankcje, finansowe ale w skrajnych przypadkach może doprowadzić nawet do niepowodzenia całej operacji transportowej. Dlatego tak ważne jest aby nie tylko znać ową procedurę ale przede wszystkim dokładnie określić która ze stron umowy przewozu jest odpowiedzialna za jej wykonanie.
INS a inne dokumenty stosowane w transporcie międzynarodowym
Na wyszczególnienie zasługuje także fakt iż INS nie zastępuje innych dokumentów stosowanych w przewozie międzynarodowym, Deklaracja ta funkcjonuje całkowicie niezależnie, a jej rola polega na spełnieniu wymogów bezpieczeństwa i ochrony, a nie odprawy celnej sensu stricto. Co istotne, system nie zastępuje ani nie dubluje zgłoszenia celnego, lecz stanowi jego uzupełnienie. W tym kontekście warto przypomnieć, że obowiązek składania ENS nie dotyczy towarów przewożonych w ramach kabotażu wewnątrz UK, jednak każda przesyłka transgraniczna – nawet w ramach logistyki e-commerce – musi zostać zgłoszona także w INS.
Biorąc pod uwagę kierunek zmiany wprowadzanych przez władze Wielkiej BrytaniI należy podkreślić że INS prawdopodobnie zyska jeszcze większe znaczenie w kontekście dalszej cyfryzacji procesów importowych. Wielka Brytania deklaruje wdrażanie systemów interoperacyjnych, które mają docelowo automatyzować odprawy i pozwalać na pełną integrację z przewoźnikami.
W przyszłości INS może być rozszerzony o funkcjonalności umożliwiające integrację z deklaracjami fitosanitarnymi i weterynaryjnymi, co będzie miało znaczenie dla transportu produktów spożywczych.
Rekomendacje dla firm TSL
Dlatego już na obecnym etapie, funkcjonowania niniejszej deklaracji, w celu zabezpieczenia interesów firm z branży TSL rekomenduje się wprowadzenie następujących rozwiązań wewnętrznych. W szczególności są to :
- jasne określenie, kto w imieniu klienta składa zgłoszenie INS,
- weryfikacja kompletności i jakości danych przez dedykowane osoby w zakresie obsługi tego typu dokumentacji,
- szkolenie kierowców i spedytorów z zakresu opisanych regulacji.
- W miarę możliwości integrację systemów ERP/TMS z platformami celno-logistycznymi UK,
- wprowadzenie procedur awaryjnych w przypadku błędów zgłoszeń (hotline do operatorów portowych, wzory korekt itp.).
Firmy powinny też zapewnić backup operacyjny w przypadku awarii systemów, w szczególności biorąc coraz częstsze awarie terminali w UK które to odmawiają odprawy pojazdu bez potwierdzenia zgłoszenia ENS w systemie INS.
Podsumowanie – szansa i wyzwanie dla branży TSL
Niestety z racji na obecnie panujące globalne realia oraz wynikający z tego wzrost napięcia na świecie, należy wskazać że tego typu procedury jak procedura INS będą coraz bardziej powszechne i nie należy ich lekceważyć. Dla branży TSL oznacza to kolejny poziom odpowiedzialności proceduralnej oraz konieczność ścisłej współpracy między uczestnikami łańcucha dostaw. Choć ich wprowadzenie związane jest z dodatkowymi obciążeniami administracyjnymi, odpowiednie przygotowanie i procedury pozwalają ograniczyć ryzyko opóźnień, sankcji i kosztów. Jest to poniekąd również szansa na profesjonalizację obsługi rynku transportowego, zaś umiejętne dostosowanie się do niniejszych procedur może przełożyć się na zdobycie przewagi konkurencyjnej przez firmy, które najlepiej dostosują się do tej nowej rzeczywistości.
Autor: Michał Krawczyk
Aplikant radcowski w Trans Lawyers Kancelaria Prawna
