Podpis elektroniczny to dziś nieodzowny element funkcjonowania w cyfrowym świecie – ułatwia załatwianie spraw urzędowych i biznesowych, oszczędzając czas i formalności. W artykule wyjaśniamy, czym różni się podpis zaufany od kwalifikowanego oraz który z nich warto wybrać w zależności od sytuacji.
Spis treści:
- 1. Podpis zaufany a kwalifikowany – wynalazek ostatnich lat?
- 2. Podpis zaufany a podpis kwalifikowany – co zmieniło się w 2016?
- 3. Rodzaje podpisów elektronicznych. Podpis zaufany a kwalifikowany – różnice
- 4. Podpis profilem zaufanym a podpisem kwalifikowanym – porównanie
- 5. Gdzie użyć konkretnego podpisu?
Podpis zaufany i kwalifikowany – wynalazek ostatnich lat?
Podpis zaufany a kwalifikowany – jak wygląda to zagadnienie? Możliwość podpisania dokumentu za pomocą podpisu elektronicznego kojarzyć się może z dzisiejszym zdigitalizowanym społeczeństwem oraz dynamicznym rozwojem internetu i technologii, to jednak jest to wynalazek, który został uregulowany w prawie polskim już niemal ćwierć wieku temu.
Pierwszym aktem prawnym, który kompleksowo regulował kwestie podpisu elektronicznego była ustawa z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym. Wprowadzała ona pojęcie bezpiecznego podpisu elektronicznego, który złożony przy użyciu kwalifikowanego certyfikatu, miał moc prawną równą podpisowi własnoręcznemu. Przepisy te obowiązywały do 2016 roku.
Co zmieniło się w 2016?
Podpis zaufany a podpis kwalifikowany – czy wiesz, jakie zmiany zaszły ostatnimi laty? Od 2016 roku funkcjonowanie podpisów elektronicznych regulują dwa akty prawne:
- Rozporządzenie eIDAS (UE 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r.),
- ustawa o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej, która następnie była znowelizowana w roku 2018.
Zgodnie z przepisami, korzystanie z podpisów elektronicznych odbywa się za pośrednictwem dostawców usług zaufania, którzy świadczą kwalifikowane usługi zaufania.
Rodzaje podpisów elektronicznych. Podpis zaufany a kwalifikowany – różnice.
Jeśli chodzi o podpis zaufany a kwalifikowany, różnice warto z pewnością znać. Zwykły podpis elektroniczny to najprostsza forma podpisu elektronicznego, która nie spełnia dodatkowych wymagań przypisanych podpisowi zaawansowanemu czy kwalifikowanemu. Podpis elektroniczny oznacza dane w formie elektronicznej, które są dołączone lub logicznie powiązane z innymi danymi w formie elektronicznej i które są używane przez podpisującego jako podpis, np. podpis pod e-mailem (np. “Jan Kowalski”), skan własnoręcznego podpisu wklejony do dokumentu PDF, zgoda na zaznaczenie checkboxa i kliknięcie “Akceptuję warunki” online.
Wśród narzędzi umożliwiających zdalne potwierdzenie tożsamości oraz zdalne podpisanie dokumentów wyróżniamy przede wszystkich Profil Zaufany i kwalifikowany podpis elektroniczny.
Profil Zaufany to niekomercyjne, bezpłatne narzędzie służące do potwierdzania tożsamości w systemach elektronicznej administracji oraz podpisywania dokumentów, właśnie wspomnianym już wyżej podpisem zaufanym.
Kto może założyć? Każda osoba posiadająca numer PESEL oraz pełną lub ograniczoną zdolność do czynności prawnych.
Jak założyć? Przez stronę gov.pl.
Profil Zaufany jest bardzo wygodnym narzędziem z uwagi na fakt, że jest bezpłatny oraz na minimalne wymogi do założenia go, jednakże należy pamiętać, że za jego pomocą załatwimy wyłącznie sprawy urzędowe, bo służy on do potwierdzania tożsamości w systemach podmiotów publicznych.
Przykłady użycia:
- zarejestrowanie działalności gospodarczej,
- zgłoszenie utraty dowodu osobistego,
- złożenie PIT,
- rejestracja pojazdu,
- aktualizacja danych w systemie KREPTD.
Artykuł 3 eIDAS definiuje kwalifikowany podpis elektroniczny jako zaawansowany podpis elektroniczny, który jest składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego i który opiera się na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego. Jasno więc wynika z tego artykułu, aby móc podpisywać dokumenty kwalifikowanym podpisem musimy posiadać certyfikat kwalifikowanego podpisu elektronicznego (odpowiednik Profilu Zaufanego), umożliwiający złożenie podpisu.
Jest odpłatny, a koszt zależy od długości ważności certyfikatu (np. 1 lub 2 lata) oraz wybranego pakietu usług (np. możliwość podpisywania dokumentów poza platformą dostawcy).
Podpis profilem zaufanym a podpisem kwalifikowanym – porównanie
Podpis profilem zaufanym a podpisem kwalifikowanym – jakie są między nimi różnice> Kwalifikowany podpis elektroniczny to narzędzie o szerokim zakresie zastosowania. Umożliwia podpisywanie dokumentów administracyjnych – podobnie jak Profil Zaufany – ale jego funkcjonalność wykracza poza sferę administracyjną. Może być stosowany również do podpisywania umów i dokumentów cywilnoprawnych zawieranych między osobami fizycznymi lub prawnymi, takich jak umowy o pracę, umowy sprzedaży czy umowy zlecenia. Dzięki swojej mocy prawnej, równoważnej podpisowi własnoręcznemu, kwalifikowany podpis elektroniczny znajduje zastosowanie zarówno w sektorze publicznym, jak i prywatnym.
Gdzie użyć konkretnego podpisu?
Podpis elektroniczny to dziś nieodzowny element cyfrowej rzeczywistości – nie tylko upraszcza załatwianie spraw urzędowych i biznesowych, ale także zwiększa bezpieczeństwo oraz efektywność obiegu dokumentów. W zależności od potrzeb i rodzaju czynności, możemy posłużyć się zwykłym, zaawansowanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym – każdy z nich ma swoje zastosowania i ograniczenia. Znajomość tych różnic pozwala skutecznie korzystać z narzędzi e-administracji i mieć pewność, że nasz podpis spełnia wymagania prawne właściwe dla danej sytuacji.
Cyfrowa transformacja trwa, a podpis elektroniczny jest jej kluczowym elementem. Przy jego wyborze warto kierować się przede wszystkim kwestią bezpieczeństwa. Jak wspomniano wcześniej, zwykły podpis elektroniczny może nie stanowić niepodważalnego dowodu i ma ograniczony zakres zastosowań. Jeśli zależy nam na możliwości podpisywania różnego rodzaju dokumentów cywilnoprawnych, takich jak umowy zlecenia czy umowy przewozu, warto zaopatrzyć się w kwalifikowany certyfikat podpisu elektronicznego, którego moc prawna jest równoważna podpisowi własnoręcznemu. Natomiast w sytuacji, gdy nasza aktywność ogranicza się do spraw urzędowych i administracyjnych, w zupełności wystarczy nam podpis zaufany.
Autorka: Milena Krogulec
Asystentka w kancelarii Trans Lawyers
