Z niemal pięcioletnim opóźnieniem Sejm uchwalił ustawę o ochronie sygnalistów. Ustawa ta stanowi odpowiedź na unijne wymogi, a konkretnie, na dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. Wcześniej Polska została obciążona karą w wysokości 40.000 euro za każdy dzień opóźnienia we wdrożeniu. Przepisy zaczną obowiązywać od 25 września 2024 r. Oznacza to, że przedsiębiorcy, także ci z branży transportowej, już teraz powinni aktywnie zacząć przygotowywać się do zmian w prawie. Naturalnie, powstaje wiele pytań i wątpliwości na które w tym artykule spróbujemy odpowiedzieć.
Po pierwsze – czym jest “whistleblowing”?
To zgłaszanie informacji o naruszeniu do którego doszło, lub potencjalnie może dojść wewnątrz organizacji, mające na celu jego następcze zidentyfikowanie i wyeliminowanie.
Kim jest sygnalista?
Zgodnie z definicją ustawy sygnalistą jest osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa, uzyskaną w kontekście związanym z pracą. Sygnalistą może być zarówno pracownik, w tym też wykonujący swoje zadania w ramach umowy cywilnoprawnej, jak i każda inna osoba, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa (np. stażysta, akcjonariusz, prokurent).
Cechami wyróżniającymi sygnalistę powinny być:
- dobra wiara i bezinteresowność
- działanie w interesie publicznym
- działanie pomimo strachu przed negatywnymi konsekwencjami sygnalizowania
Jaki jest cel nowej regulacji prawnej?
Celem ustawy jest stworzenie systemu, który będzie sprzyjał zgłaszaniu nadużyć i naruszeń prawa, jednocześnie chroniąc osoby, które mają odwagę te naruszenia zgłaszać. Ma to na celu zwiększenie przejrzystości i etyczności działań zarówno w sektorze publicznym, jak i prywatnym, oraz przyczynienie się do zapobiegania nadużyciom i poprawy zarządzania ryzykiem.
Ustawa przewiduje dwojakiego rodzaju zgłoszenia – zewnętrzne i wewnętrzne. Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego, przekazując informację bezpośrednio do Rzecznika Praw Obywatelskich albo innego organu publicznego. Zgłoszenia do RPO i organów publicznych są przyjmowane ustnie lub pisemnie. Zgłoszenie w postaci dokumentowej może być skierowane przez sygnalistę zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Tego rodzaju zgłoszenie może być dokonane także anonimowo.
Swoistą formą zgłoszenia zewnętrznego jest ujawnienie publiczne, polegające na podaniu informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej, na przykład poprzez publikację w internecie. Należy jednak pamiętać, że przepisy ustawy o ochronie sygnalistów nie mają zastosowania, gdy informacje o naruszeniu prawa są już publicznie ujawniane w prasie, gdyż w takim przypadku obowiązują przepisy chroniące informatorów prasowych. Warunkiem objęcia ochroną prawną sygnalisty dokonującego ujawnienia publicznego jest wcześniejsze dokonanie zgłoszenia wewnętrznego lub zewnętrznego.
Jakich naruszeń prawa dotyczy ustawa o sygnalistach ?
Ustawa wprowadza listę naruszeń lub zaniechań niezgodnych z prawem lub mających na celu obejście prawa, obejmujących m. in. bezpieczeństwo transportu. Wskazany w ustawie katalog stanowi minimalny, obowiązkowy zakres, jednakże każdy przedsiębiorca może go rozszerzyć o inne kwestie. Co istotne, polski ustawodawca wyłączyć spod zakresu ustawy sprawy związane z prawem pracy.
Jakie sankcje za nieprzestrzeganie nowych przepisów?
Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań. Surowym karom, w tym karze grzywnie i karze ograniczenia lub pozbawienia wolności podlegają osoby uniemożliwiające lub utrudniające sygnaliście dokonanie zgłoszenia, podejmujące wobec niego działania odwetowe lub ujawniające jego tożsamość. Penalizowane jest także zaniedbanie wdrożenia odpowiednich procedur w podmiotach do tego zobowiązanych.
W ramach ustawy zabronione jest dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego w przypadku gdy zgłaszający będzie świadomy, że do naruszenia prawa nie doszło. Ustawa zawiera też przepisy ustalające odszkodowanie dla sygnalisty wobec którego dopuszczono się działań odwetowych. Odszkodowanie może być też należne od “fałszywego sygnalisty”, tj. osoby, która poniosła szkodę z powodu świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji przez sygnalistę.
Co istotne, przepisy ustawy o ochronie sygnalistów przewidują, że nie można zrzec się uprawnień do korzystania z ich dobrodziejstwa, czy wyłączyć możliwość dokonywania zgłoszeń w wewnątrzzakładowych aktach prawa pracy, umowach o pracę lub innych kontraktach zawieranych z podwykonawcami (umowy cywilnoprawne). Ma to uchronić sygnalistów przed podejmowaniem ze strony pracodawców prób obejścia nowych przepisów.
System zgłaszania nieprawidłowości – jak go wdrożyć?
Obowiązek wprowadzenia wewnętrznych procedur dotyczy tych pracodawców, którzy zatrudniają co najmniej 50 osób w przeliczeniu na pełne etaty, w co wliczone są także osoby współpracujące w ramach umów B2B i umów cywilnoprawnych. Limit ten nie dotyczy pracodawców z sektora bankowego i finansowego. Pracodawcy zatrudniający mniejszą ilość osób mogą fakultatywnie wdrożyć u siebie przepisy ustawy.
Procedura wewnętrzna powinna precyzyjnie określać osobę lub zespół osób w strukturze organizacyjnej, które będą upoważnione do przyjmowania zgłoszeń (“Compliance Officer”). Jeżeli zdecydujemy się na outsourcing tego rodzaju zadań, musimy pamiętać, by obligatoryjnie zawrzeć z takim podmiotem pisemną umowę wyraźnie upoważniającą go do przyjmowania i przetwarzania zgłoszeń wewnętrznych.
Dodatkowo, wdrażając w firmie system ochrony sygnalistów należy ustalić, kto będzie odpowiedzialny za podejmowanie działań następczych, w tym weryfikację zgłoszenia i dalszą komunikację z sygnalistą oraz prowadzenie postępowania wyjaśniającego. Konieczne jest też prowadzenie rejestru zgłoszeń wewnętrznych obejmujących podstawowe informacje o danej sprawie i dane sygnalisty.
Możliwe formy dokonywania zgłoszeń wewnętrznych:
a) Ustnie, w tym także telefonicznie – rozmowa może być nagrywana tylko za zgodą sygnalisty. Alternatywnie, można w trakcie niej dokonać dokładnej transkrypcji rozmowy. W przypadku braku nagrania, zgłoszenie powinno zostać udokumentowane w formie protokołu.
b) Pisemnie – w formie papierowej lub elektronicznej poprzez dedykowany adres email.
c) Za pomocą środków komunikacji elektronicznej – na przykład przez dedykowane temu oprogramowanie
c) Osobiście – na prośbę sygnalisty spotkanie powinno odbyć się w ciągu 14 dni od otrzymania wniosku.
Należy pamiętać, że forma zgłoszenia powinna zapewniać sygnaliście poufność i być dopasowana do potrzeb i charakteru danej organizacji. Inaczej należy wdrożyć system wewnętrzny dla osób pracujących stacjonarnie w biurze, inaczej dla pracy zdalnej, czy też pracowników fizycznych lub tych pracujących poza siedzibą firmy, jak na przykład kierowców.
Jak wdrożyć procedurę wewnętrzną?
Pracodawcy objęci obowiązkiem wdrożenia wewnętrznego powinni aktywnie wykorzystać czas do 25 września 2024 r. żeby przygotować odpowiednie procedury.
Wewnętrzna procedura zgłoszeń powinna zostać uprzednio obligatoryjnie skonsultowana:
- z zakładową organizacją związkową, a jeśli w podmiocie działa więcej niż jedna organizacja związkowa, ze wszystkimi takimi organizacjami, lub
- z przedstawicielami pracowników, wybranymi zgodnie z procedurą przyjętą w podmiocie, jeśli nie działa w nim zakładowa organizacja związkowa.
Konsultacje powinny trwać nie krócej niż 5 dni i nie dłużej niż 10 dni od momentu przedstawienia projektu procedury zgłoszeń wewnętrznych przez podmiot prawny. Procedura zgłoszeń wewnętrznych wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę w sposób przyjęty w podmiocie prawnym.
Dostałem zgłoszenie i co dalej?
Procedura wewnętrzna powinna zapewniać obowiązek potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w ciągu 7 dni od jego otrzymania, chyba że sygnalista nie podał adresu kontaktowego. Ponadto, powinna obejmować obowiązek podejmowania działań następczych z należytą starannością i zawierać zrozumiałe i łatwo dostępne pouczenie dotyczące zgłoszeń zewnętrznych do RPO lub organów publicznych.
Termin przekazania informacji zwrotnej sygnaliście nie może być dłuższy niż 3 miesiące od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia, jeśli nie przekazano potwierdzenia. Ustawa nie nakłada na pracodawców obowiązku przyjmowania zgłoszeń anonimowych, ale należy określić w procedurze w jaki sposób będą one rozpatrywane.
Dlaczego warto wdrożyć system wewnętrznych zgłoszeń?
Ustawa o sygnalistach jest kluczowym elementem w budowaniu w systemie prawa europejskiego kultury uczciwości i transparentności w organizacjach, zapewniając narzędzia i mechanizmy, które umożliwiają bezpieczne zgłaszanie nadużyć i ochronę osób, które te nadużycia zgłaszają.
Przedsiębiorcy mogą rzecz jasna mieć sceptyczne nastawienia do tego projektu, w związku z obciążeniem ich kolejnymi obowiązkami oraz ryzykiem nałożenia sankcji z tytułu ich nieprzestrzegania. Warto jednak spojrzeć się na to pozytywnie, gdyż wdrożenie efektywnego systemu zgłoszeń wewnętrznych może zapobiec eskalowaniu naruszeń poza organizację i poprawić jej bezpieczeństwo. Dzięki odpowiedniej procedurze osoby kierujące przedsiębiorstwem powinny szybciej i łatwiej uzyskiwać wiedzę na temat incydentów i problemów do których dochodzi na niższych szczeblach zarządzania. Innymi słowy, nowe przepisy powinniśmy traktować jako szansę na zbudowanie pewnego rodzaju “tarczy” przed negatywnymi, zewnętrznymi zjawiskami oraz narzędzie usprawniające procesy wewnętrzne.
W perspektywie branży transportowej ustawa o sygnalistach może okazać się niezwykle istotna. Pracownicy sektora TSL, zarówno spedytorzy, jak i kierowcy częstokroć stykają się z różnego rodzaju trudnymi i stresującymi sytuacjami. Co więcej, branża narażona jest na działania przestępcze osób, które dokonują oszustw i zaboru ładunków. W praktyce jednak zgłoszenia te mogą dotyczyć rzeczy dużo bardziej powszechnych, jak chociażby kwestii związanych z księgowością, czy bezpieczeństwem przewozu (np. naruszenia czasu pracy kierowców).
Podsumowanie – jakie są kluczowe założenia ustawy?
- Ochrona sygnalistów: Ustawa przewiduje środki ochrony dla osób zgłaszających naruszenia, w tym zakaz działań odwetowych wobec nich, takich jak zwolnienia, degradację, mobbing czy inne formy represji.
- Zakres zgłaszanych naruszeń: Sygnaliści mogą zgłaszać naruszenia prawa w różnych obszarach wymienionych w ustawie, w tym w zakresie ochrony środowiska, ochrony konsumentów, zdrowia publicznego, bezpieczeństwa produktów, a także finansów publicznych.
- Kto może być sygnalistą: Zarówno pracownik, jak i inna osoba, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pra.
- Kanały zgłaszania naruszeń:
- Kanały wewnętrzne: Organizacje i firmy są zobowiązane do ustanowienia procedur zgłaszania naruszeń wewnątrz firmy.
- Kanały zewnętrzne: Sygnaliści mogą również zgłaszać naruszenia odpowiednim organom zewnętrznym, takim jak organy nadzoru, inspekcje czy organy ścigania.
- Ujawnienie publiczne: W pewnych sytuacjach sygnaliści mogą ujawnić naruszenia publicznie, na przykład mediom, jeśli inne kanały są nieskuteczne lub istnieje bezpośrednie zagrożenie dla interesu publicznego.
- Procedury zgłaszania i ochrony: Ustawa określa procedury zgłaszania naruszeń, w tym anonimowość zgłoszeń oraz obowiązek odpowiedniego działania ze strony odbiorców zgłoszeń. Zapewnia również dostęp do środków odwoławczych i ochrony prawnej dla sygnalistów.
- Obowiązki pracodawców: Pracodawcy muszą wprowadzić wewnętrzne regulacje i procedury umożliwiające bezpieczne i poufne zgłaszanie naruszeń oraz monitorować i raportować działania podejmowane w odpowiedzi na zgłoszenia.
- Zakres obowiązywania: Wdrożenie wewnętrzne jest obligatoryjne dla pracodawców zatrudniających 50 osób niezależnie od formy zatrudnienia.
- Sankcje: Ustawa przewiduje liczne sankcje dla osób i podmiotów, które podejmują działania odwetowe wobec sygnalistów, a także dla tych, którzy nie ustanawiają odpowiednich procedur zgłaszania naruszeń.
Autor: Ewa Sławińska-Ziaja
Radca prawny / Właściciel w kancelarii prawnej Trans Lawyers
