E-Doręczenia to forma usługi cyfrowej komunikacji prowadzonej pomiędzy osobami fizycznymi lub przedsiębiorcami i organami administracji publicznej. Innymi słowy, e-Doręczenie zastępuje tradycyjną korespondencję w formie listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Usługa jest wielkim udogodnieniem, pozwalającym ograniczyć wydatki na wysyłkę przesyłki za pośrednictwem tradycyjnej poczty i zbędne wycieczki do placówek operatora pocztowego Poczty Polskiej, lecz rodzi też obowiązki, o których powinni pamiętać szczególnie przedsiębiorcy.
Czy e-Doręczenia to tylko udogodnienie dla przedsiębiorców?
Korzystanie ze skrzynki do elektronicznych doręczeń z pewnością usprawnia obieg korespondencji między poszczególnymi podmiotami oraz pozwala zaoszczędzić czas poświęcony na wysyłkę poczty drogą tradycyjną. Adres do e-Doręczeń jest dobrowolny dla osób fizycznych, a więc ustawodawca nie nakłada na nie obowiązku jego założenia i nie wpływa to na prowadzenie korespondencji z administracją publiczną. Natomiast na przedsiębiorcach wpisanych zarówno do KRS jak i CEiDG ciąży ustawowy obowiązek założenia adresu do elektronicznych doręczeń.
Z tego względu korespondencja nadana przez organy administracji publicznej będzie automatycznie kierowana na posiadaną skrzynkę do e-Doręczeń, zamiast tradycyjnym listem. Nie zmienia to jednak faktu, że w przypadku doręczeń elektronicznych obowiązują te same terminy odbioru korespondencji.
Zgodnie z przepisami, korespondencję wysłaną na elektroniczną skrzynkę uznaje się za doręczoną w momencie odebrania jej w systemie lub po upłynięciu 14 dni od otrzymania korespondencji (pojawienia się w skrzynce). Należy pamiętać, że nieodebranie przesyłki elektronicznej w terminie rodzi takie same skutki prawne jak przypadku fizycznych przesyłek. W przypadku pism od organów administracji publicznej adresata obowiązują analogiczne rygory, więc może on utracić prawo do zastosowania środka odwoławczego (np. zażalenia, odwołania od decyzji), jak również sprawa może zostać pozostawiona bez rozpoznania lub umorzona (np. nieuzupełnienie braku formalnego).
Obowiązek przedsiębiorców – terminy założenia skrzynki do e-Doręczeń
Obowiązek posiadania skrzynki do elektronicznych doręczeń reguluje art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych i zgodnie z pkt. 8 i 9 tego artykułu dotyczy wszystkich przedsiębiorców wpisanych do KRS i CEiDG.
Terminy dla niektórych podmiotów funkcjonujących już długo na rynku minęły, natomiast dla pozostałych przedstawiają się następująco:
- firmy, które rejestrują działalność w CEIDG albo w KRS od 1 stycznia 2025 roku, zakładają skrzynki do e-Doręczeń podczas rejestracji
- firmy, które zarejestrowały działalność w CEIDG przed 1 stycznia 2025 roku, muszą mieć adres do e- Doręczeń od 1 października 2026 roku
- firmy, które zarejestrowały działalność w KRS przed 1 stycznia 2025 roku, muszą mieć adres do e-Doręczeń od 1 kwietnia 2025 roku.1
Przedsiębiorcy wpisani do odpowiedniego rejestru mogą zaktualizować informację o adresie do doręczeń elektronicznym składając wniosek o zmianę wpisu lub wniosek o założenie skrzynki.
Jak sprawdzić adres do e-Doręczeń urzędu lub instytucji publicznej?
W związku z powyższym jasnym jest, że adresy do elektronicznych doręczeń potrzebne organom do korespondencji z przedsiębiorcą dostępne są w CEiDG oraz odpisie KRS spółki. Natomiast podmiot, który chce zainicjować korespondencję z odpowiednim podmiotem administracji publicznej, od której nie otrzymał jeszcze żadnej korespondencji elektronicznej, a więc nie posiada jej adresu, na który może odpowiedzieć, może skorzystać z wyszukiwarki instytucji:
https://www.gov.pl/web/e-doreczenia/sprawdz-czy-twoj-urzad-korzysta-z-e-doreczen
Poza samą wygodą w stałym dostępie do korespondencji, a także ograniczeniu wydatku czasowego, e-Doręczenia, jako usługa bezpośredniego obiegu dokumentów pomiędzy dwoma podmiotami, stanowi gwarant bezpieczeństwa polegającego na fałszerstwie dokumentów. Dzięki temu, że każdy podmiot posiada unikalny numer adresu do elektronicznych doręczeń umożliwia on pozyskanie wiarygodnych i akceptowanych prawnie dowodów wysyłki i odbioru adresowanej do konkretnego podmiotu, które są rejestrowane przez system.
Podsumowanie
E-Doręczenia stanowią ważny element cyfryzacji komunikacji pomiędzy przedsiębiorcami a administracją publiczną. Choć system ten znacząco upraszcza obieg korespondencji oraz pozwala ograniczyć koszty i czas związany z obsługą tradycyjnej poczty, jednocześnie nakłada na przedsiębiorców określone obowiązki.
W szczególności podmioty prowadzące działalność gospodarczą wpisane do CEIDG lub KRS powinny pamiętać o terminowym założeniu skrzynki do e-Doręczeń oraz regularnym monitorowaniu wpływającej korespondencji. Niedopełnienie tych obowiązków może bowiem prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych, w tym utraty możliwości złożenia środka odwoławczego lub negatywnego rozstrzygnięcia sprawy administracyjnej.
- https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/004495#6 ↩︎
