W dzisiejszych czasach nikogo nie dziwi fakt zawierania umów z wykorzystaniem narzędzi do porozumiewania się na odległość. Jest to szczególnie przydatne do zawierania umów, które dla swojej ważności nie wymagają formy pisemnej. Branża transportowa już dawno zauważyła, że ustalanie treści umów za pośrednictwem komunikatora giełdy transportowej lub poczty e-mail oszczędza nie tylko czas ale i pieniądze. Niestety dość często zdarzają się przypadki w których treść ustaleń z komunikatora odbiega od postanowień dokumentu wysłanego do drugiej strony po odbytej korespondencji.
Jak więc sobie radzić z takimi przypadkami oraz którą wersję umowy należy uznawać za wiążącą?
W większości przypadków zawarcie umowy następuje na podstawie wymiany korespondencji. Nadawca przeprowadza z przewoźnikiem negocjacje jedynie w wąskim zakresie, a przedmiotem ustaleń jest zazwyczaj wysokość wynagrodzenia za przewóz (frachtu), miejsce i czas przewozu.
Przepisy prawa wskazują, że umowa zostanie skutecznie zawarta, jeżeli strony dojdą do porozumienia co do wszystkich jej postanowień, które były przedmiotem negocjacji (art. 72 § 1 k.c.). Wobec tego, w najprostszej sytuacji strony umowy wiąże treść ustaleń na komunikatorze bądź e-mailu, gdyż zgodnie z przepisami, to właśnie te poszczególne ustalenia pozwalają jednoznacznie zidentyfikować zamiar stron co do związania się umową przewozu.
Jednocześnie przepisy nie nakładają obowiązku zawarcia umowy przewozu w żadnej konkretnej formie, gdyż jak stanowi art. 774 Kodeksu cywilnego: Przez umowę przewozu przewoźnik zobowiązuje się w zakresie działalności swego przedsiębiorstwa do przewiezienia za wynagrodzeniem osób lub rzeczy. Oznacza to, że umowa przewozu może zostać zawarta w dowolnej formie, w tym pisemnej, potwierdzonej pismem lub nawet ustnej, o ile między stronami zostaną ustalone podstawowe elementy takiej umowy (tzw. essentialia negotii). Zgodnie z cytowanym wyżej przepisem, do podstawowych elementów umowy przewozu należą przede wszystkim ustalenia co do trasy przewozu, ładunku i wynagrodzenia przewoźnika. Gdy brak jednego z tych składników trudno mówić o zawarciu ważnej umowy przewozu – w jakiejkolwiek formie.
Co istotne, wymiana korespondencji na komunikatorze nie jest rozumiana ani jako forma pisemna, ani jako elektroniczna. Najbliżej jest jej do wprowadzonej niedawno przez przepisy Kodeksu cywilnego formy dokumentowej zgodnie z art. 77(2) – “Dokumentowa forma czynności prawnej. Do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie.”
Praktyka branży pokazuje jednak, że chwilą zawarcia umowy, na jej potwierdzenie przewoźnikowi wysyła się kilkustronicowe zlecenie drobnym drukiem, w którym na pierwszej stronie wyszczególnia się uzgodnione warunki umowy, a dalej szczegółowe warunki przewozu, które nie zostały w trakcie takich negocjacji omówione. Co do zasady taki dokument zyska miano pisma potwierdzającego zawarcie umowy, a strony będą związane właśnie wygenerowanym dokumentem, jeżeli takie potwierdzenie nie będzie zawierać tzw. zmian istotnych. Za takie zmiany poczytuje się niewielkie modyfikacje, które nie mają większego wpływu na istotne ustalone postanowienia. Mogą to być np. zmiany dotyczące marki samochodu, którym towar będzie przewożony, sposobu rozliczenia, czy niewielkich zmian w trasie przewidzianej w ofercie
Rzadko kiedy jednak faktycznie zlecenie jest podpisywane i odsyłane przez przewoźnika do drugiej strony. Najczęściej odbiorca oferty przewozu potwierdza jedynie fakt jej otrzymania, co można byłoby uznać za wystarczające do uznania, że jest ona wobec niego skuteczna. Jednak czasem zdarza się, że przewoźnik w żaden sposób nie potwierdza, że otrzymał zlecenie, a nawet, że zlecenie wysyłane jest dopiero po wykonaniu przewozu. W takich przypadkach trudno jest uznać, że faktycznie postanowienia umowy wychodzące poza ramy elementów przedmiotowo istotnych ustalonych wcześniej w korespondencji mailowej lub na komunikatorze giełdy, mogły faktycznie odnieść jakikolwiek skutek.
Jest to o tyle istotne, że wpływa na konstrukcję zobowiązań przewoźnika w trakcie wykonywania przewozu w zakresie kwestii mogących uchodzić za niezwykle istotne dla zlecającego będącego firmą spedycyjną. Chodzi przykładowo o kary umowne zastrzeżone w myśl art. 483 § 1 Kodeksu cywilnego za naruszenie takich obowiązków jak zakaz konkurencji, czy klauzula poufności.
Z perspektywy przewoźnika warto mieć przy tym na względzie, że w stosunkach między przedsiębiorcami odpowiedź na ofertę z zastrzeżeniem zmian lub uzupełnień niezmieniających istotnie treści oferty poczytuje się za jej przyjęcie. W takim wypadku strony wiąże umowa o treści określonej w ofercie, z uwzględnieniem zastrzeżeń zawartych w odpowiedzi na nią (art. 68 § 1 Kodeksu cywilnego). Tego rodzaju modyfikacje można wprowadzić np. w formie OWU, które dołączymy do wiadomości mailowej. Oznacza to, że jeśli w odpowiedzi na nadesłane zlecenie transportowe przewoźnik prześle postanowienia modyfikujące, staną się one częścią umowy. Tego rodzaju sytuacja nie wystąpi jednak jeśli w treści oferty wskazano, że może ona być przyjęta jedynie bez zastrzeżeń, albo gdy oferent niezwłocznie sprzeciwił się włączeniu zastrzeżeń do umowy, albo gdy druga strona w odpowiedzi na ofertę uzależniła jej przyjęcie od zgody oferenta na włączenie zastrzeżeń do umowy, a zgody tej niezwłocznie nie otrzymała (art. 68 § 2 Kodeksu cywilnego).
Mając na względzie powyższe warto zadbać o to, by dokumenty, którymi posługujemy się w ramach prowadzonej działalności gospodarczej były przemyślane i skonstruowane w sposób profesjonalny.
Autor: Jakub Zioło – Kancelaria transportowa Wrocław
