Od 1 czerwca 2025 r. w polskim porządku prawnym zaczęły obowiązywać nowe przepisy dotyczące zatrudniania cudzoziemców. Zmiany te są efektem wejścia w życie Ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, która zastąpiła dotychczasowe, rozproszone regulacje, upraszczając część procedur i jednocześnie wprowadzając nowe obowiązki oraz narzędzia kontroli. Ustawodawca deklarował dwa zasadnicze cele: uproszczenie i przyspieszenie procedur legalizacyjnych oraz uszczelnienie systemu w kontekście rosnącej skali migracji zarobkowej i napięć na krajowym rynku pracy. W praktyce oznacza to przejście od modelu formalno-deklaratywnego do modelu cyfrowo-kontrolnego, w którym organy administracji uzyskują bieżący dostęp do treści stosunków prawnych łączących pracodawcę z cudzoziemcem.
Jednym z najbardziej kontrowersyjnych elementów prac legislacyjnych był postulat wprowadzenia obligatoryjnego zatrudniania cudzoziemców wyłącznie na podstawie umowy o pracę. Rozwiązanie to było początkowo forsowane przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, które argumentowało potrzebą wzmocnienia stabilności zatrudnienia i ograniczenia nadużyć związanych z wykorzystywaniem umów cywilnoprawnych. Ostatecznie, w wyniku konsultacji społecznych oraz presji organizacji pracodawców- w tym m. in. podmiotów z branży transportowej, budowlanej i logistycznej, ustawodawca odstąpił od tego rozwiązania. Utrzymano możliwość zatrudniania cudzoziemców zarówno na podstawie umowy o pracę, jak i umów cywilnoprawnych (w szczególności umowy zlecenia), jednak wprowadzono istotne gwarancje formalne mające przeciwdziałać nadużyciom.
Nowe obowiązki w zakresie formy umowy
Kluczową zmianą jest wprowadzenie generalnego obowiązku zawierania z cudzoziemcem umowy w formie pisemnej, niezależnie od podstawy zatrudnienia. Dotychczas wymóg ten dotyczył zasadniczo sytuacji, w których praca była wykonywana na podstawie zezwolenia na pracę lub oświadczenia o powierzeniu pracy. Obecnie pisemność ma charakter powszechny, z wyjątkiem powierzenia funkcji członka zarządu, reprezentanta spółki komandytowej lub komandytowo-akcyjnej oraz prokurenta.
W przypadku zawarcia umowy wyłącznie w języku obcym pracodawca zobowiązany jest:
- uzyskać jej tłumaczenie przysięgłe na język polski,
- przechowywać je przez cały okres zatrudnienia,
- następnie przechowywać przez dwa lata od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek prawny ustał.
Rozwiązanie to ma znaczenie dowodowe i kontrolne, ponieważ ogranicza możliwość operowania wyłącznie obcojęzyczną dokumentacją w razie kontroli. Alternatywą pozostaje sporządzenie umowy w wersji dwujęzycznej, co eliminuje konieczność dodatkowego tłumaczenia.
System elektroniczny jako fundament nowej procedury
Nowym, istotnym obowiązkiem jest również konieczność przekazania kopii podpisanej umowy do organu administracji przed rozpoczęciem pracy, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, w sytuacji gdy pracodawca uzyskał zezwolenie na pracę lub zarejestrował oświadczenie o powierzeniu pracy.
Do tej pory organy nie miały wglądu w faktyczną treść zawartej umowy; obecnie mogą weryfikować zgodność warunków zatrudnienia z deklaracjami zawartymi we wniosku. Dla przedsiębiorców oznacza to konieczność ścisłej synchronizacji treści umowy z parametrami wskazanymi w postępowaniu administracyjnym (stanowisko, wymiar czasu pracy, wynagrodzenie).
Zniesienie testu rynku pracy
Równolegle ustawodawca zdecydował się na likwidację tzw. testu rynku pracy, czyli obowiązku uzyskiwania informacji starosty potwierdzającej brak możliwości zaspokojenia potrzeb kadrowych w oparciu o lokalne zasoby bezrobotnych. Zniesienie tego wymogu obejmuje zarówno klasyczne zezwolenia na pracę, jak i zezwolenia na pobyt czasowy i pracę oraz zezwolenia w zawodach wymagających wysokich kwalifikacji.
Z perspektywy przedsiębiorców, zwłaszcza w sektorach dotkniętych chronicznym deficytem pracowników- jest to istotne uproszczenie, skracające czas legalizacji zatrudnienia i ograniczające liczbę wymaganych dokumentów.
Zastąpienie testu rynku pracy
W miejsce testu rynku pracy wprowadzono jednak mechanizm ochronny w postaci możliwości tworzenia list zawodów niedostępnych dla cudzoziemców na poziomie powiatowym oraz ogólnokrajowym. Instrument ten ma być uruchamiany w sytuacji pogorszenia się sytuacji na rynku pracy, w szczególności przy wzroście bezrobocia lub nasileniu zwolnień grupowych. Według danych Główny Urząd Statystyczny w 2024 r. zgłoszono ponad 37 tys. zwolnień grupowych, co stanowi najwyższy poziom od okresu pandemicznego, a początek 2025 r. potwierdził utrzymywanie się trendu wzrostowego. W tym kontekście ustawodawca wyraźnie sygnalizuje, że liberalizacja proceduralna nie oznacza rezygnacji z instrumentów ochrony krajowego rynku pracy.
Uproszczenie procedury
Dla branży transportowej zniesienie testu rynku pracy ma szczególne znaczenie. Sektor transportu drogowego, zarówno krajowego, jak i międzynarodowego od lat boryka się z niedoborem kierowców posiadających uprawnienia kategorii C i C+E. Uproszczenie procedury uzyskiwania zezwoleń może przyczynić się do szybszego uzupełniania braków kadrowych, zwłaszcza w przypadku kierowców z państw trzecich. Jednocześnie przedsiębiorcy muszą monitorować ewentualne wprowadzenie lokalnych list zawodów niedostępnych, które w razie pogorszenia koniunktury mogą czasowo ograniczyć możliwość zatrudniania cudzoziemców na określonych stanowiskach.
Przyspieszona ścieżka legalizacji zatrudnienia
Reforma wprowadza również tzw. procedurę fast track, czyli przyspieszoną ścieżkę rozpatrywania wniosków o wydanie zezwolenia na pracę w odniesieniu do określonych kategorii podmiotów i sytuacji, w tym kontynuacji zatrudnienia u tego samego pracodawcy czy zawodów deficytowych.
Dla przedsiębiorstw transportowych realizujących długoterminowe kontrakty międzynarodowe szczególne znaczenie ma możliwość sprawnego przedłużania legalizacji pracy dotychczasowych kierowców, bez ryzyka przestojów operacyjnych. Istotnemu rozszerzeniu uległ katalog przesłanek odmowy wydania zezwolenia na pracę lub wpisu oświadczenia.
Powody odmowy legalizacji zatrudnienia
Organ może odmówić legalizacji m.in. w sytuacji, gdy pracodawca zalega z podatkami lub składkami, utrudniał wcześniejsze kontrole, gdy cudzoziemiec nie podjął pracy mimo przyjazdu do Polski, gdy planowany wymiar czasu pracy jest niższy niż 1/4 etatu, albo gdy rozpoczęcie pracy miałoby nastąpić po upływie 12 miesięcy od wydania zezwolenia (6 miesięcy w przypadku oświadczenia). W praktyce oznacza to silniejsze powiązanie legalizacji zatrudnienia z rzetelnością i stabilnością finansowo-prawną przedsiębiorcy.
Elektronizacja procedury
Całkowitej elektronizacji uległy procedury legalizacyjne. Od 1 czerwca 2025 r. wszystkie wnioski o zezwolenia na pracę, zgłoszenia oświadczeń, uzupełnienia dokumentów i odwołania składane są wyłącznie za pośrednictwem portalu Praca.gov.pl. W kolejnych etapach ma nastąpić dalsza cyfryzacja postępowań pobytowych. Dla przedsiębiorców oznacza to konieczność dostosowania procesów wewnętrznych do wymogów systemu teleinformatycznego, w tym zapewnienia kwalifikowanych podpisów elektronicznych oraz odpowiedniego przeszkolenia działów HR.
Zaostrzenie odpowiedzialności pracodawców, nowe zasady delegowania oraz modyfikacja Niebieskiej Karty UE
Nowe regulacje znacząco zaostrzają również sankcje za naruszenia. Grzywny za nielegalne zatrudnianie cudzoziemców oraz przekazywanie nieprawdziwych danych zostały podniesione do przedziału od 3 000 zł do 50 000 zł za każde stwierdzone naruszenie, przy czym wysokość kary ma być ustalana proporcjonalnie do liczby nielegalnie zatrudnionych osób. Jednocześnie rozszerzono kompetencje kontrolne Państwowa Inspekcja Pracy oraz Straż Graniczna, umożliwiając przeprowadzanie kontroli bez uprzedniego zawiadomienia. Dla przedsiębiorstw transportowych, których działalność ma charakter rozproszony i mobilny, oznacza to konieczność zapewnienia stałej dostępności dokumentacji kadrowej oraz wdrożenia procedur compliance pozwalających na szybkie wykazanie legalności zatrudnienia.
Zmiany objęły również zasady delegowania cudzoziemców do pracy w Polsce przez podmioty zagraniczne. Wprowadzono wymóg wcześniejszego zatrudnienia cudzoziemca oraz posiadania przez niego statusu pracownika, a w przypadku delegowania w ramach grup kapitałowych- istnienia pionowych powiązań kapitałowych. Ograniczono tym samym możliwość delegowania między tzw. spółkami siostrami. Dla międzynarodowych grup transportowych oznacza to konieczność weryfikacji struktury korporacyjnej przed planowaniem operacji personalnych na terytorium Polski.
Reforma dotknęła również instytucji Niebieska Karta UE, która od 2025 r. ma bardziej elastyczny charakter, ponieważ nie jest trwale powiązana z jednym stanowiskiem ani pracodawcą, a minimalny okres umowy wymagany do jej uzyskania skrócono do sześciu miesięcy. Ułatwiono także mobilność w ramach Unii Europejskiej. Choć instrument ten ma znaczenie przede wszystkim w sektorach wysokich technologii, może być wykorzystywany także w branży transportowej, np. przy zatrudnianiu menedżerów logistyki, specjalistów ds. optymalizacji łańcuchów dostaw czy ekspertów IT obsługujących systemy flotowe.
Reforma nie ogranicza się do technicznej modyfikacji procedur, lecz wprowadza nową filozofię regulacyjną, która jest oparta na cyfryzacji, zwiększonej transparentności i zaostrzonej odpowiedzialności pracodawcy. Dla przedsiębiorców, a w szczególności dla podmiotów z branży transportowej, oznacza to konieczność strategicznego podejścia do zarządzania zatrudnieniem cudzoziemców: planowania rekrutacji z wyprzedzeniem, bieżącego monitorowania obowiązków informacyjnych, zapewnienia zgodności dokumentacji z wymogami ustawowymi oraz wdrożenia realnych mechanizmów compliance. Uproszczenie procedur (likwidacja testu rynku pracy, fast track) stanowi istotne ułatwienie operacyjne, jednak równocześnie wzrost sankcji i rozszerzenie kompetencji kontrolnych powodują, że ryzyko regulacyjne w obszarze zatrudniania cudzoziemców jest obecnie wyższe niż w poprzednim stanie prawnym.
