Ustawa o ochronie sygnalistów. Jakie zmiany czekają pracodawców?
Z niemal pięcioletnim opóźnieniem Sejm uchwalił ustawę o ochronie sygnalistów. Ustawa ta stanowi odpowiedź na unijne wymogi, a konkretnie, na dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. Wcześniej Polska została obciążona karą w wysokości 40.000 euro za każdy dzień opóźnienia we wdrożeniu. Przepisy zaczną obowiązywać od 25 września 2024 r. Oznacza to, że przedsiębiorcy, także ci z branży transportowej, już teraz powinni aktywnie zacząć przygotowywać się do zmian w prawie. Naturalnie, powstaje wiele pytań i wątpliwości na które w tym artykule spróbujemy odpowiedzieć. Po pierwsze – czym jest “whistleblowing”? To zgłaszanie informacji o naruszeniu do którego doszło, lub potencjalnie może dojść wewnątrz organizacji, mające na celu jego następcze zidentyfikowanie i wyeliminowanie. Kim jest sygnalista? Zgodnie z definicją ustawy sygnalistą jest osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa, uzyskaną w kontekście związanym z pracą. Sygnalistą może być zarówno pracownik, w tym też wykonujący swoje zadania w ramach umowy cywilnoprawnej, jak i każda inna osoba, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa (np. stażysta, akcjonariusz, prokurent). Cechami wyróżniającymi sygnalistę powinny być: Jaki jest cel nowej regulacji prawnej? Celem ustawy jest stworzenie systemu, który będzie sprzyjał zgłaszaniu nadużyć i naruszeń prawa, jednocześnie chroniąc osoby, które mają odwagę te naruszenia zgłaszać. Ma to na celu zwiększenie przejrzystości i etyczności działań zarówno w sektorze publicznym, jak i prywatnym, oraz przyczynienie się do zapobiegania nadużyciom i poprawy zarządzania ryzykiem. Ustawa przewiduje dwojakiego rodzaju zgłoszenia – zewnętrzne i wewnętrzne. Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego, przekazując informację bezpośrednio do Rzecznika Praw Obywatelskich albo innego organu publicznego. Zgłoszenia do RPO i organów publicznych są przyjmowane ustnie lub pisemnie. Zgłoszenie w postaci dokumentowej może być skierowane przez sygnalistę zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Tego rodzaju zgłoszenie może być dokonane także anonimowo. Swoistą formą zgłoszenia zewnętrznego jest ujawnienie publiczne, polegające na podaniu informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej, na przykład poprzez publikację w internecie. Należy jednak pamiętać, że przepisy ustawy o ochronie sygnalistów nie mają zastosowania, gdy informacje o naruszeniu prawa są już publicznie ujawniane w prasie, gdyż w takim przypadku obowiązują przepisy chroniące informatorów prasowych. Warunkiem objęcia ochroną prawną sygnalisty dokonującego ujawnienia publicznego jest wcześniejsze dokonanie zgłoszenia wewnętrznego lub zewnętrznego. Jakich naruszeń prawa dotyczy ustawa o sygnalistach ? Ustawa wprowadza listę naruszeń lub zaniechań niezgodnych z prawem lub mających na celu obejście prawa, obejmujących m. in. bezpieczeństwo transportu. Wskazany w ustawie katalog stanowi minimalny, obowiązkowy zakres, jednakże każdy przedsiębiorca może go rozszerzyć o inne kwestie. Co istotne, polski ustawodawca wyłączyć spod zakresu ustawy sprawy związane z prawem pracy. Jakie sankcje za nieprzestrzeganie nowych przepisów? Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań. Surowym karom, w tym karze grzywnie i karze ograniczenia lub pozbawienia wolności podlegają osoby uniemożliwiające lub utrudniające sygnaliście dokonanie zgłoszenia, podejmujące wobec niego działania odwetowe lub ujawniające jego tożsamość. Penalizowane jest także zaniedbanie wdrożenia odpowiednich procedur w podmiotach do tego zobowiązanych. W ramach ustawy zabronione jest dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego w przypadku gdy zgłaszający będzie świadomy, że do naruszenia prawa nie doszło. Ustawa zawiera też przepisy ustalające odszkodowanie dla sygnalisty wobec którego dopuszczono się działań odwetowych. Odszkodowanie może być też należne od “fałszywego sygnalisty”, tj. osoby, która poniosła szkodę z powodu świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji przez sygnalistę. Co istotne, przepisy ustawy o ochronie sygnalistów przewidują, że nie można zrzec się uprawnień do korzystania z ich dobrodziejstwa, czy wyłączyć możliwość dokonywania zgłoszeń w wewnątrzzakładowych aktach prawa pracy, umowach o pracę lub innych kontraktach zawieranych z podwykonawcami (umowy cywilnoprawne). Ma to uchronić sygnalistów przed podejmowaniem ze strony pracodawców prób obejścia nowych przepisów. System zgłaszania nieprawidłowości – jak go wdrożyć? Obowiązek wprowadzenia wewnętrznych procedur dotyczy tych pracodawców, którzy zatrudniają co najmniej 50 osób w przeliczeniu na pełne etaty, w co wliczone są także osoby współpracujące w ramach umów B2B i umów cywilnoprawnych. Limit ten nie dotyczy pracodawców z sektora bankowego i finansowego. Pracodawcy zatrudniający mniejszą ilość osób mogą fakultatywnie wdrożyć u siebie przepisy ustawy. Procedura wewnętrzna powinna precyzyjnie określać osobę lub zespół osób w strukturze organizacyjnej, które będą upoważnione do przyjmowania zgłoszeń (“Compliance Officer”). Jeżeli zdecydujemy się na outsourcing tego rodzaju zadań, musimy pamiętać, by obligatoryjnie zawrzeć z takim podmiotem pisemną umowę wyraźnie upoważniającą go do przyjmowania i przetwarzania zgłoszeń wewnętrznych. Dodatkowo, wdrażając w firmie system ochrony sygnalistów należy ustalić, kto będzie odpowiedzialny za podejmowanie działań następczych, w tym weryfikację zgłoszenia i dalszą komunikację z sygnalistą oraz prowadzenie postępowania wyjaśniającego. Konieczne jest też prowadzenie rejestru zgłoszeń wewnętrznych obejmujących podstawowe informacje o danej sprawie i dane sygnalisty. Możliwe formy dokonywania zgłoszeń wewnętrznych: a) Ustnie, w tym także telefonicznie – rozmowa może być nagrywana tylko za zgodą sygnalisty. Alternatywnie, można w trakcie niej dokonać dokładnej transkrypcji rozmowy. W przypadku braku nagrania, zgłoszenie powinno zostać udokumentowane w formie protokołu. b) Pisemnie – w formie papierowej lub elektronicznej poprzez dedykowany adres email. c) Za pomocą środków komunikacji elektronicznej – na przykład przez dedykowane temu oprogramowanie c) Osobiście – na prośbę sygnalisty spotkanie powinno odbyć się w ciągu 14 dni od otrzymania wniosku. Należy pamiętać, że forma zgłoszenia powinna zapewniać sygnaliście poufność i być dopasowana do potrzeb i charakteru danej organizacji. Inaczej należy wdrożyć system wewnętrzny dla osób pracujących stacjonarnie w biurze, inaczej dla pracy zdalnej, czy też pracowników fizycznych lub tych pracujących poza siedzibą firmy, jak na przykład kierowców. Jak wdrożyć procedurę wewnętrzną? Pracodawcy objęci obowiązkiem wdrożenia wewnętrznego powinni aktywnie wykorzystać czas do 25 września 2024 r. żeby przygotować odpowiednie procedury. Wewnętrzna procedura zgłoszeń powinna zostać uprzednio obligatoryjnie skonsultowana: Konsultacje powinny trwać nie krócej niż 5 dni i nie dłużej niż 10 dni od momentu przedstawienia projektu procedury zgłoszeń wewnętrznych przez podmiot prawny. Procedura zgłoszeń wewnętrznych wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę w sposób przyjęty w podmiocie prawnym. Dostałem zgłoszenie i co dalej? Procedura wewnętrzna powinna zapewniać obowiązek potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w ciągu 7 dni od jego otrzymania, chyba że sygnalista nie podał adresu kontaktowego. Ponadto, powinna obejmować obowiązek podejmowania działań następczych
EGZAMIN CKZ, NA CZYM POLEGA, DO CZEGO SŁUŻY I W JAKI SPOSÓB O UZYSKAĆ
W poniższym artykule, w sposób czytelny postaram się przedstawić problematykę Certyfikatu Kompetencji Zawodowej 1.ZASADY PODEJMOWANIA I WYKONYWANIA TRANSPORTU DROGOWEGO Podjęcie i wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego wymaga uzyskania zezwolenia na wykonywanie tego rodzaju działalności. Zostało to określone w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego WE nr 1071/2009 z dnia 21 października 2009 r. Zezwolenia na wykonywanie zawodu udziela się na przedsiębiorcy, jeżeli spełnia on wymagania określone ww rozporządzeniu. Organem właściwym udzielającym licencji jest Główny Inspektorat Transportu Drogowego 2.CKZ Certyfikat Kompetencji Zawodowych czym jest W skrócie jest to dokument potwierdzający posiadanie przez przedsiębiorcę określonego poziomu wiedzy i umiejętności potrzebnych do potwierdzenia działalności gospodarczej w zakresie transportu drogowego. Rozporządzenie w swoich postanowieniach wskazuje, iż państwa wspólnoty muszą wyznaczyć odpowiednią jednostkę organizacyjną odpowiedzialną za proces certyfikowania przewoźników drogowych. Jednostką odpowiedzialną za całość procesu jest Instytut Transportu Drogowego. 3.KTO POTRZEBUJE CKZ Potrzebuje go co najmniej jedna osoba fizyczna zarządzająca transportem drogowym. Musi posiadać takowy certyfikat w celu uzyskania zezwolenia/licencji uprawniającej do wykonywania działalności gospodarczej w zakresie transportu drogowego. 4.DO CZEGO SŁUŻY CKZ Certyfikat jest wymagany dla: Stanowi dowód spełnienia wymogu kompetencji zawodowych w zakresie zarządzania operacjami transportowymi oraz zapewniania zgodności z przepisami prawa. 5.KOSZTY EGZAMINU CKZ 6.MOŻLIWOŚĆ ZWOLNIENIA Z EGZAMINU Istnieje możliwość zwolnienia z egzaminu osób posiadających dyplom ukończenia studiów pierwszego lub drugiego stopnia. Inną możliwością jest posiadanie świadectwa ukończenia studiów podyplomowych, których zakres obejmuje zagadnienia wskazane w załączniku do Rozporządzenia nr 1 WE nr 1071/2009. Ukończenie studiów, których program obejmuje tylko część z zagadnień wymaganych do egzaminu certyfikacyjnego powoduje zwolnienie z tej części egzaminu. Tak więc istnieje możliwość zwolnienia tylko z zakresu, który był ujęty w programie danych studiów. Wymagane jest jednak udokumentowania posiadanego przez nas wykształcenia. Warto jednak pochylić się nad ważną kwestią. Zwolnienie z części egzaminu powoduje automatycznie iż z drugiej części uzyskać trzeba minimum 60%. Ogranicza to pewien próg błędu, ponieważ jeżeli z pierwszej części uzyskalibyśmy 70% wymaganych punktów to z drugiej części do zaliczenia potrzebne byłoby jedynie 50% punktów. W sytuacji zwolnienia z pierwszej części egzaminu wymagane jest uzyskanie 60%. 7.Jak uzyskać Certyfikat Kompetencji Zawodowych? Krok 1: Rejestracja na egzamin Aby przystąpić do egzaminu: Krok 2: Przebieg egzaminu Egzamin składa się z dwóch części: Krok 3: Odbiór certyfikatu Po zdanym egzaminie (wymagane minimum 60% punktów) certyfikat jest przesyłany w ciągu 28 dni. Osoby zwolnione z egzaminu otrzymują dokument po weryfikacji zgłoszenia i uiszczeniu opłaty.. 8.ZAKRES OBOWIĄZUJĄCEGO MATERIAŁU Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego wskazuje z jakich dziedzin prawa starający się o uzyskanie certyfikatu, jest obowiązany przygotować się, są to między innymi: Przedstawione przykłady z danych dziedzin są jedynie ułamkiem z wymaganych do opanowania regulacji. Przechodząc do samego egzaminu. Zaczynając od części formalnych.Egzamin składa się z dwóch części, a mianowicie: Do uzyskania wyniku pozytywnego z egzaminu organizowanego przez Instytut Transportu Drogowego wymagane jest zdobycie z obu części średnio 60% możliwych do zdobycia punktów, jest jednak zastrzeżenie z obu części musi być to co najmniej 50% punktów. 9.Znaczenie CKZ dla branży transportowej Posiadanie CKZ jest kluczowe dla utrzymania wysokich standardów w transporcie drogowym. Dokument gwarantuje, że zarządzający firmą posiadają odpowiednią wiedzę i umiejętności, co przekłada się na bezpieczeństwo, efektywność i zgodność z prawem. Brak certyfikatu uniemożliwia prowadzenie działalności zgodnie z wymaganiami, co ogranicza dostęp do rynku i może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych. CKZ to nie tylko formalność, ale także inwestycja w profesjonalne zarządzanie i rozwój przedsiębiorstwa. Przejrzystość procedur uzyskiwania certyfikatu oraz jasno określone wymagania sprawiają, że certyfikat jest ważnym elementem profesjonalizacji branży transportowej w Polsce i Europie. Autor; Jarema Niesobski
Kiedy i jak zarząd odpowiada za długi spółki z ograniczoną odpowiedzialnością?
Zlecenie transportowe bardzo często wystawiane są przez kontrahentów, którzy działają w formie spółek prawa handlowego – kapitałowych lub osobowych. Jedną z najpopularniejszych form spółek jest spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. Odpowiedzialność wspólników i członków zarządu w spółkach kapitałowych zasadniczo różni się od odpowiedzialności wspólników w spółkach osobowych, a także odpowiedzialności przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą jako osoby fizyczne lub spółki cywilne podlegające wpisowi do CEIDG. Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością to kapitałowa spółka handlowa, która posiada osobowość prawną. Zgodnie z przepisami Kodeksu Spółek Handlowych (KSH), może być utworzona przez jedną albo więcej osób w każdym celu prawnie dopuszczalnym. Co ważne, wspólnicy są zobowiązani tylko do świadczeń określonych w umowie spółki. Wspólnicy nie odpowiadają za zobowiązania spółki, ich odpowiedzialność ograniczona jest do wpłaconego przez nich kapitału zakładowego – o ile oczywiście nie są członkami zarządu, gdyż nie ma przeciwwskazania do występowania jednocześnie w roli obu tych podmiotów. Zgodnie z art. 151 § 4 KSH, wspólnicy nie odpowiadają za zobowiązania spółki. Jako, że spółka z ograniczoną odpowiedzialnością posiada osobowość prawną, w pierwszej kolejności to ona odpowiada za swoje zobowiązania, a nie osoby wchodzące w skład jej zarządu. Ograniczona odpowiedzialność dotyczy głównie wspólników, którzy ryzykują jedynie wniesionym wkładem do spółki. Bez wątpienia jest to duży plus, który przemawia za zdecydowaniem się na prowadzenie takiej formy działalności. Z założenia kapitał zakładowy spółki stanowi gwarancję jej wypłacalności, jednak w praktyce, szczególnie przy jego niskiej albo wręcz minimalnej wysokości, w warunkach rynkowych takie zabezpieczenie jest stanowczo zbyt niskie. Zgodnie z powyższym, w pierwszej kolejności konieczne jest pozwanie dłużnej spółki. Najczęściej w pierwszej kolejności zdobędziemy nakaz zapłaty. Następne kroki zależą od działań dłużnika. Być może nie podejmie obrony, a nakaz uprawomocni się, co znacznie przyspieszy cały proces, gdyż wówczas po uzyskaniu klauzuli wykonalności możemy zwrócić się do komornika o przymusowe ściągnięcie należnych nam kwot. Natomiast jeśli spółka wniesie sprzeciw, sprawa będzie dalej toczyć się w standardowym postępowaniu i najczęściej ostateczne rozstrzygnięcie znajdziemy dopiero po rozpatrzeniu apelacji przez sąd II instancji. Niezależnie od okoliczności postępowania sądowego, zakładamy iż dysponujemy tytułem wykonawczym przeciwko spółce. Kierujemy się z nim do odpowiedniego komornika, jednocześnie składając wniosek egzekucyjny. Oczywiście dla celów niniejszej publikacji zakładamy, że spółka jest niewypłacalna, a komornik wydaje postanowienie o umorzeniu postępowania egzekucyjnego z uwagi na jego bezskuteczność. Po lekturze takiego dokumentu można mieć wrażenie, że wierzytelność należy spisać na straty, lecz prawomocne postanowienie umarzające egzekucję otwiera nam drogę do dochodzenia długu od członków zarządu spółki. Oczywiście, pierwszym warunkiem jest niemożność ściągnięcia długu od spółki. Gdy zgodnie z założeniami, ten etap mamy za sobą, następnie musimy ustalić jacy członkowie zarządu pełnili funkcję w okresie od zaciągnięcia u nas zobowiązania przez spółkę do chwili obecnej. Członek zarządu będzie odpowiedzialny całym swoim majątkiem za dług spółki z o.o., gdy piastowanie przez niego funkcji zazębia się z wyżej wskazanym okresem. Po stronie wierzyciela prawidłowe ustalenie powyższego wystarcza do wystąpieniu z powództwem przeciwko zarządowi dłużnej spółki, bowiem ustawa przewiduje przeniesienie ciężaru dowodu na zarząd. Upraszczając – to pozwani będą musieli udowodnić, że spółka była wypłacalna w czasie gdy pełnili obowiązki. Aby skutecznie dochodzić zaległej wierzytelności od członków zarządu, należy sporządzić wezwanie do zapłaty, w którym dokładnie podsumujemy kwotę aktualnego zadłużenia, uwzględniając treść orzeczenia sądu – wyroku bądź nakazu zapłaty, na podstawie którego wobec spółki prowadziliśmy egzekucję. Na dług składać będą się: Odsetki należy skapitalizować na dzień wystosowania wezwania i dodać je bezpośrednio do kwoty długu. W samym wezwaniu należy określić dłużnikowi termin do spełnienia świadczenia. Jest to konieczne do postawienia wierzytelności wobec członków zarządu w stan wymagalności. Jeśli nasze roszczenie nie zostanie zaspokojone, wówczas w celu jego odzyskania ponownie musimy wystąpić na drogę sądową, tym razem jednak pozywając bezpośrednio zarząd dłużnej spółki. Zarząd spółki z o.o., wobec której stwierdzono bezskuteczność egzekucji może uwolnić się od odpowiedzialności w wypadkach przewidzianych w ustawie. Zgodnie z treścią art. 299 § 2. KSH: “Członek zarządu może się uwolnić od odpowiedzialności, o której mowa w § 1, jeżeli wykaże, że we właściwym czasie zgłoszono wniosek o ogłoszenie upadłości lub w tym samym czasie wydano postanowienie o otwarciu postępowania restrukturyzacyjnego albo o zatwierdzeniu układu w postępowaniu w przedmiocie zatwierdzenia układu, albo że niezgłoszenie wniosku o ogłoszenie upadłości nastąpiło nie z jego winy, albo że pomimo niezgłoszenia wniosku o ogłoszenie upadłości oraz niewydania postanowienia o otwarciu postępowania restrukturyzacyjnego albo niezatwierdzenia układu w postępowaniu w przedmiocie zatwierdzenia układu wierzyciel nie poniósł szkody”. Z powyższego można wysnuć następujące uproszczenie. Członek zarządu ponosi odpowiedzialność za zobowiązania spółki, gdy: Powyższe wydaje się jasne, jednak sprecyzowania wymaga pojęcie “właściwego czasu”. Tu z pomocą przychodzi stanowisko Sądu Najwyższego z dnia 15 maja 2014 roku, o sygn. akt: II CSK 480/13: “Czasem właściwym do złożenia wniosku o ogłoszenie upadłości w rozumieniu art. 299 § 2 k.s.h. jest czas, gdy wprawdzie dłużnik spłaca jeszcze niektóre długi, ale wiadomo już, że ze względu na brak środków nie będzie mógł zaspokoić wszystkich swoich wierzycieli. Czasem właściwym nie jest więc dopiero czas, gdy dłużnik przestał już całkowicie spłacać swoje długi i nie ma majątku do ich zaspokojenia.”. Autor: Łukasz Strzelczyk, aplikant radcowski w kancelarii prawnej Trans Lawyers #Spółka#Windykacja #Prawowtransporcie #PrawnikTransport
Jak założyć spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością?
Najważniejsze cechy spółki Jak wiadomo, jedną z najpopularniejszych form prowadzenia działalności gospodarczej jest spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością to kapitałowa spółka handlowa, która posiada osobowość prawną. Zgodnie z przepisami Kodeksu Spółek Handlowych (KSH), może być utworzona przez jedną albo więcej osób w każdym celu prawnie dopuszczalnym. Nie może być zawiązana wyłącznie przez inną jednoosobową spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością. Co ważne, wspólnicy są zobowiązani tylko do świadczeń określonych w umowie spółki. Wspólnicy nie odpowiadają za zobowiązania spółki – o ile oczywiście nie są członkami zarządu. Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością ma osobowość prawną, tym samym w pierwszej kolejności to ona odpowiada za swoje zobowiązania, a nie osoby wchodzące w skład jej zarządu. Ograniczona odpowiedzialność dotyczy głównie wspólników – którzy ryzykują jedynie wniesionym wkładem do spółki. Powstanie i rejestracja spółki Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością może być utworzona w drodze umowy przez jedną albo więcej osób. Proces ten można podzielić na cztery etapy: Co ważne, od 1 lipca 2021 roku spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością można zarejestrować wyłącznie elektronicznie: Po rejestracji spółka zgłasza dane uzupełniające do urzędu skarbowego (formularz NIP-8). Są to przykładowo numery rachunków bankowych, przewidywana liczba pracowników, miejsca prowadzenia działalności oraz szczegółowe dane kontaktowe. Dane te trafiają do ZUS, GUS i urzędu skarbowego. Spółka powinna je podać już po rozpoczęciu działalności – w terminie 7 dni (dane dla ZUS) lub w terminie 21 dni (dane dla GUS i urzędu skarbowego) od dnia rejestracji spółki w KRS. Każdy przedsiębiorca ma swój NIP i REGON. Te numery są nadawane są automatycznie, przy rejestracji spółki w KRS. Informacja o nadaniu NIP może zostać przekazana do KRS w terminie 3 dni. Więcej szczegółowych wytycznych znajduje się na stronie rządowej: Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością – podstawowe informacje | Biznes.gov.pl – Serwis informacyjno-usługowy dla przedsiebiorcy. Zalecamy omówienie tych działań z kancelarią prawną, która udzieli porady prawnej, dokona analizy sytuacji, przygotuje niezbędne dokumenty (w tym przygotowanie umowy) oraz dopnie formalności związanych ze sfinalizowaniem procesu rejestracji spółki z o.o. Autor: Aleksandra Brzęczek, aplikant radcowski w kancelarii prawnej Trans Lawyers #Spółka #Wspólnicy #Kancelariaprawna #Poradaprawna #Przygotowanieumowy
