W trakcie realizacji usługi przewozu – zarówno krajowego, jak i międzynarodowego – zawsze istnieje ryzyko wystąpienia opóźnienia w dostawie. Odpowiedzialność z tego tytułu regulują odpowiednie przepisy, które określają m.in. wysokość potencjalnego odszkodowania za opóźnienie w dostawie towaru, terminy przedawnienia roszczeń oraz zasady składania reklamacji.
Spis treści
- Czym jest opóźnienie w dostawie towaru?
- Opóźnienie w dostawie towaru – odszkodowanie i podstawy prawne
- Kto ponosi odpowiedzialność za opóźnienie w dostawie?
- Wpływ błędnych instrukcji i wad przesyłki na opóźnienia w dostawach
- Terminy przedawnienia roszczeń z tytułu opóźnienia
- Reklamacja i nota obciążeniowa za opóźnienie w dostawie
- Problemy i ryzyka związane z opóźnieniem w dostawie
- Dokumentacja – klucz do skutecznej reklamacji
- Ograniczenia odpowiedzialności przewoźnika a wysokość odszkodowania
- Jak zabezpieczyć się przed konsekwencjami opóźnienia w dostawie?
Czym jest opóźnienie w dostawie towaru?
Opóźnienie terminu dostawy ma miejsce wówczas, kiedy towar nie został dostarczony w umówionym terminie lub, o ile nie umówiono terminu, jeżeli faktyczny czas trwania przewozu, uwzględniając okoliczności, a zwłaszcza przy przesyłkach drobnych czas niezbędny do skompletowania pełnego ładunku w normalnych warunkach przekracza czas, jaki słusznie można przyznać starannym przewoźnikom. (art. 19 Konwencji CMR)
Opóźnienie w dostawie towaru – odszkodowanie i podstawy prawne
Kluczowe regulacje dotyczące opóźnienia w przewozie międzynarodowym zostały zawarte w Konwencji o umowie międzynarodowego przewozu drogowego towarów (CMR) i dołączonym do niego protokole (Genewa.1956.05.19.). Za takie przepisy należy uznać:
Prawo międzynarodowe (Konwencja CMR):
- Art. 17 – odpowiedzialność przewoźnika za szkody, w tym opóźnienia,
- Art. 19 – definicja opóźnienia,
- Art. 20 – domniemanie utraty towaru,
- Art. 23 ust. 5 – ograniczenie odpowiedzialności za opóźnienie (do wysokości frachtu),
- Art. 26 – klauzula specjalnego interesu.
Prawo krajowe (Prawo przewozowe):
- Art. 65 ust. 1 i 3 – odpowiedzialność i ograniczenie odpowiedzialności przewoźnika,
- Art. 72 – wpływ błędnych instrukcji na opóźnienie,
- Art. 77 ust. 2 – termin składania reklamacji,
- Art. 83 ust. 1 – odszkodowanie z tytułu opóźnienia w dostawie.
Kto ponosi odpowiedzialność za opóźnienie w dostawie?
Zarówno na gruncie prawa międzynarodowego, jak i krajowego odpowiedzialność za opóźnienie ponosi, co do zasady przewoźnik. W prawie międzynarodowym przewoźnik wyjątkowo nie będzie podmiotem odpowiedzialnym za opóźnienie w dostawie, jeżeli dojdzie do spełnienia przesłanek z art. 17 ust. 2 Konwencji CMR:
- Przewoźnik spóźnił się z powodu złych instrukcji jakie otrzymał od zleceniodawcy,
- Przewoźnik spóźnił się z powodu wad ładunku lub okoliczności, których nie mógł przewidzieć w trakcie realizacji transportu.
Natomiast na gruncie prawa krajowego przewoźnik może uwolnić się od ciążącej na nim odpowiedzialności, jeżeli udowodni, iż wystąpiła, któraś z przesłanek z artykułu 62 ust. 3 oraz 72 Prawa przewozowego. Do najważniejszych przesłanek należą min.:
- błędne instrukcje wydane przez nadawcę lub odbiorcę towaru,
- siła wyższa,
- wady towaru.
Wpływ błędnych instrukcji i wad przesyłki na opóźnienia w dostawach
Zgodnie z art. 72 Prawa przewozowego, nadawca odpowiada za:
- błędne dane w dokumentach przewozowych,
- wady towaru lub nieprawidłowy załadunek,
- deklarację nieprawidłowej masy przesyłki.
W praktyce wiele opóźnień wynika z działań klienta – dlatego to wobec niego należy kierować roszczenia, jeśli to on zawinił.
Terminy przedawnienia roszczeń z tytułu opóźnienia
Terminy przedawnienia różnią się w zależności od tego czy opóźnienie nastąpiło na gruncie prawa międzynarodowego, czy krajowego oraz są uzależnione od tego do jakiego podmiotu są kierowane.
W prawie międzynarodowym:
- przeciwko podwykonawcy – 1 rok od dnia dostawy,
- przeciwko klientowi (o fracht) – 15 miesięcy od zawarcia umowy.
W prawie krajowym:
- przeciwko podwykonawcy – 1 rok od wydania przesyłki,
- przeciwko klientowi – 1 rok od daty wymagalności faktury VAT.
Reklamacja i nota obciążeniowa za opóźnienie w dostawie
Kiedy i jak złożyć reklamację?
- Międzynarodowy przewóz – reklamacja musi być nadana w formie listownej w ciągu 21 dni od dnia rzeczywistego rozładunku (w Niemczech realny termin skraca się do 14 dni).
- Przewóz krajowy – termin na złożenie reklamacji wynosi 2 miesiące.
Nota obciążeniowa za opóźnienie w dostawie nie może ograniczać się do prostego wskazania kwoty i opisu. Musi być poparta:
- konkretną dokumentacją księgową (np. fakturami VAT),
- wykazaniem rzeczywistości i adekwatności kosztów,
- dowodami bezpośredniego związku ze szkodą.
Problemy i ryzyka związane z opóźnieniem w dostawie
Najczęstsze problemy:
- spóźnione wysłanie reklamacji,
- brak szczegółowej dokumentacji kosztów,
- brak twardej negocjacji z klientem,
- błędna ocena zakresu odpowiedzialności przewoźnika.
Główne ryzyka:
- brak możliwości skutecznego dochodzenia roszczeń,
- przegranie procesu i poniesienie dodatkowych kosztów,
- utrata reputacji i płynności finansowej.
Dokumentacja – klucz do skutecznej reklamacji
W celu skutecznego zgłoszenia roszczenia warto posiadać:
- wypełniony formularz reklamacyjny,
- zlecenie od klienta i dla przewoźnika,
- korespondencję z przewoźnikiem,
- dane GPS z chwili ujawnienia opóźnienia,
- listy przewozowe CMR (załadunek i rozładunek),
- kosztorys lub informację o obciążeniu w granicach frachtu.
Na kolejnym etapie niezbędne będą:
- dokumenty potwierdzające rzeczywiste koszty,
- analiza ich adekwatności do zdarzenia i realiów rynkowych.
Ograniczenia odpowiedzialności przewoźnika a wysokość odszkodowania
Czy można obciążyć przewoźnika powyżej frachtu? Będzie to zależało od tego czy odnosimy się do przewozu krajowego, czy międzynarodowego. Zgodnie z przepisami Prawa przewozowego w przewozie krajowym możemy obciążyć przewoźnika do dwukrotnej wysokości frachtu. Natomiast na gruncie prawa międzynarodowego, zgodnie z przepisami Konwencji CMR nie można, co do zasady obciążyć przewoźnika powyżej wysokości frachtu. Jedynym wyjątkiem jest zastosowanie klauzuli specjalnego interesu w ramach transportu, ale nie jest to rzecz prosta w obsłudze.
Jak zabezpieczyć się przed konsekwencjami opóźnienia w dostawie?
Opóźnienia w dostawach niosą ze sobą konkretne konsekwencje prawne i finansowe. Skuteczna obrona przed nimi wymaga:
- znajomości przepisów krajowych i międzynarodowych,
- pilnowania terminów reklamacyjnych i przedawnienia,
- gromadzenia szczegółowej dokumentacji,
- realistycznej oceny ryzyka i odpowiedzialności.
Prawidłowo przygotowana nota obciążeniowa za opóźnienie w dostawie oraz kompletna reklamacja to narzędzia, które zwiększają szanse na odzyskanie należności lub obronę przed roszczeniami.
Autorka: Elżbieta Łowczowska
Aplikantka radcowska w Trans Lawyers Kancelaria Prawna
